Stefna

Starfsreglur stjórnar Skeljungs hf.

pdf icon

Rules of Procedures for the board of directors of skeljungur hf.

1. gr.  Skipan stjórnar / Composition of the Board of Directors

  1. Stjórn Skeljungs hf., hér eftir nefnt félagið, skipa 5 menn, sem kosnir skulu á aðalfundi til eins árs í senn. Hluthafafundur getur einnig kosið stjórnarmenn/-mann, hafi stjórnarmaður/-menn látist eða sagt af sér störfum. Stjórnarkjör skal jafnan vera skriflegt ef tillögur koma fram um fleiri menn en kjósa skal. Þá skal kosið um þá eina sem tilnefndir hafa verið til kjörsins.

    The Board of Directors of Skeljungur hf., hereinafter referred to as the Company, consists of 5 Board Members, who are elected at the general meeting for a term of one year. A shareholders' meeting may also elect board members/board member, in the event that a board member/-members is or are deceased or has/have resigned. The election to the Board shall as a rule be written if the number of proposed candidates is higher than the number to be elected. In that case the election shall only involve the appointed candidates.

  2. Stjórnarmenn skulu leggja neðangreindar upplýsingar fyrir stjórn félagsins til að auðvelda mat stjórnar á óhæði þeirra sem og ef breytingar verða á högum þeirra er geta haft áhrif á það mat:

The Board members shall put the following information to the Company's Board in order to facilitate the evaluation by the Board of their independence as well as if there are any changes that occur regarding their situation that might affect this evaluation.

  • Nafn, fæðingardag og heimilisfang.

    Name, date of birth and address.

  • Menntun, aðalstarf og starfsferil.

    Education, principal occupation and employment record.

  • Hvenær stjórnarmaður var fyrst kosinn til setu í stjórn.

    When the Board member was first elected to Board.

  • Önnur trúnaðarstörf, t.a.m. stjórnarseta í öðrum félögum.

    Other commissions of trust, for instance board membership in other companies.

  • Eignarhluti í félaginu og félögum innan sömu samstæðu.

    Participating interest in the Company and in companies within the same group.

  • Kaupréttarsamninga við félagið.

    Share option agreements with the Company.

  • Hagsmunatengsl við félagið og tengd félög, helstu viðskipta- og samkeppnisaðila félagsins svo og stóra hluthafa í félaginu.

Connections to the Company and/or connected companies, large customers and competitors that may lead to conflicts of interest.

 

2. gr.  Skipting starfa innan stjórnar / Division of tasks among Board members

 

  1. Stjórn skal strax að loknum aðalfundi, þegar stjórnarkjör fer fram, koma saman til fundar þar sem stjórnin skiptir með sér verkum. Skal úr hópi stjórnarmanna kosinn formaður og varaformaður. Jafnframt skal á fyrsta fundi ákveðið hver skuli rita fundargerðir stjórnar. Ritari þarf ekki að koma úr hópi stjórnenda.Geti formaður og/eða varaformaður ekki sinnt starfsskyldum sínum sökum forfalla skal stjórn tilnefna annan í hans stað.

    The Board shall meet, immediately upon the conclusion of the general meeting when the election to the Board takes place, and divide tasks among individual Board members. The chairman and the vice chairman shall be elected from among the Board members. At the first meeting then at the same time a decision shall be made as to who will record the minutes of the Board meetings. The secretary does not need to come from the group of Board members.  If the chairman and/or the vice chairman is unable to perform his duties because of impediment the Board shall appoint another one in his place.

  2. Aldursforseti stjórnar stýrir fundi stjórnar skv. gr. 2.1 þar til stjórnin hefur kosið sér formann, en þá tekur nýkjörinn formaður við stjórn fundarins. Ef allir stjórnarmenn eru nýir skal fundinum stjórnað af fráfarandi formanni þar til nýr formaður hefur verið kosinn.

    The most senior member of the Board chairs the meeting of the Board under Article 2.1 until the Board has elected a chairman and then the new elected chairman takes over the chair of the meeting. If all the members of the Board are new the meeting shall be chaired by the outgoing chairman until a new chairman has been elected.

  3. Formaður, varaformaður og ritari stjórnar skulu kosnir með einföldum meirihluta. Falli atkvæði jöfn ræður hlutkesti.

    The chairman, the vice chairman and the secretary of the Board shall be elected by a simple majority. If the votes are even a drawing of lots will decide.

  4. Formaður stjórnar ber meginábyrgð á starfsemi stjórnar og skal stuðla að virkni í allri ákvarðanatöku hennar. Að auki skal formaður stjórnar m.a:

    The chairman of the Board carries overall responsibility for the actions of the Board and shall promote the functionality of the Board's decision making process. In addition the chairman of the Board shall:

    • Tryggja að nýir stjórnarmenn fáu upplýsingar og leiðsögn í starfsháttum stjórnarinnar, málefnum félagsins og helstu þáttum er varða stjórnun fyrirtækja, sbr. viðauka II.

      Ensure that new Board members receive information and guidance on the activities of the Board, the Company's affairs and the main aspects pertaining to corporate governance, cf. Appendix II.

    • Tryggja að stjórnin fái í störfum sínum nákvæmar og skýrar upplýsingar og gögn til að stjórnin geti sinnt störfum sínum.

      Ensure that the Board will when performing its tasks receive detailed and unambiguous information and documents so that the Board will be able to perform its duties.

    • Bera ábyrgð á samskiptum stjórnar við hluthafa félagsins.

      Be responsible for the communication of the Board with the Company's shareholders.

    • Hvetja til opinna samskipta innan stjórnar svo og milli stjórnar og stjórnenda félagsins.

      Encourage unhindered communication within the Board as well as between the Board and the Company's executive officers.

    • Semja dagskrá stjórnarfunda, í samstarfi við forstjóra, sjá um boðun þeirra og stjórnun.

      Draw up the agenda for the meetings of the Board in collaboration with the CEO, responsibility for convening the meetings and chairing them.

    • Fylgjast með framvindu ákvarðana stjórnarinnar innan félagsins og staðfesta innleiðingu þeirra gagnvart stjórn.

      Follow the progress of resolutions made by the Board within the Company and to corroborate the implementation of resolutions with respect to the Board.

    • Tryggja að stjórnin meti árlega störf sín, forstjóra og undirnefnda, hafi þær verið stofnaðar.

      Ensure that the Board makes an evaluation of its work, the CEO's works and the work of sub-committees if they have been established.

    • Taka frumkvæði að endurskoðun starfsreglna þessara.

      Take the initiative in revising these Rules of Procedure

      Formaður stjórnar skal ekki taka að sér önnur störf fyrir félagið en þau sem teljast eðlilegur hluti starfa hans sem formaður, að undanskildum einstökum verkefnum sem stjórnin felur honum að vinna fyrir sig.

      The chairman of the Board shall not assume other responsibilities for the Company than those that are considered a normal part of his duties as chairman, with the exception of individual tasks that the Board commissions him to perform for the Board.

  5. Stjórnarmenn skulu kynna sér lög og reglur er gilda um rekstur fyrirtækja og starfsemi félagsins og hafa skilning á hlutverki og ábyrgð sinni svo og stjórnar. Að öðru leyti skulu stjórnarmenn:

    The Board members shall study the laws and regulations that apply to the operation of enterprises and the operation of the Company and possess understanding of their role and responsibility as well as that of the Board. Otherwise the Board members shall:

    • Taka sjálfstæðar ákvarðanir í hverju máli fyrir sig.

      Take independent decisions in each matter individually.

    • Hafa skilning á markmiðum og verkefnum félagsins og því hvernig þeir eigi að haga störfum sínum til að stuðla að því að markmið þess náist.

      Possess an understanding of the goals and tasks of the Company and of how they should conduct their duties in order to contribute to the attainment of the Company's goals.

    • Óska eftir og kynna sér öll gögn og upplýsingar sem þeir telja sig þurfa til að hafa fullan skilning á rekstri félagsins og til að taka upplýstar ákvarðanir.

      Send for and study all data and information which they think they need in order to gain a full understanding of the operation of the Company and in order to take informed decisions.

    • Tryggja að til staðar sé innra eftirlit og að ákvörðunum stjórnar sé framfylgt, svo og að leitast við að gætt sé að lögum og reglum í rekstri félagsins.

      Ensure that there is an internal control system and that the resolutions of the Board are executed as well as to endeavour to comply with the laws and regulations in the operation of the Company.

    • Stuðla að góðum starfsanda innan stjórnar.

      Contribute to a good collegiate spirit within the Board.

    • Koma í veg fyrir að málefni þeirra, hvort heldur persónuleg eða viðskiptatengd, leiði til beinna eða óbeinna hagsmunaárekstra milli þeirra og félagsins.

      Prevent that their own affairs, whether personal or business related, lead to direct or indirect conflicts of interest between them and the Company.

  6. Stjórnarmenn geta hvenær sem er sagt starfa sínum lausum að undangenginni skriflegri tilkynningu til stjórnar félagsins.

Members of the Board may at any time resign from their office following a written notice to the Company's Board

3. gr.  Verksvið stjórnar / The purview of the Board

  1. Stjórn fer með æðsta vald í málefnum félagsins milli hluthafafunda og ber meginábyrgð á rekstri þess. Stjórnin skal annast um að skipulag félagsins og starfsemi sé jafnan í góðu horfi, svo og að hagsmuna allra hluthafa sé ávallt gætt.

    The Board is the supreme authority in the affairs of the Company between shareholders' meetings and is primarily responsible for its operation. The Board shall oversee that the organisation and operation of the Company is as a rule in good order, as well as that the interests of all the shareholders are always being taken care of.

  2. Stjórn skal setja félaginu stefnu og markmið í samræmi við tilgang þess samkvæmt samþykktum. Stjórn fylgist með að forstjóri marki og fylgi stefnu í samræmi við hlutverk og markmið félagsins.

    The Board shall set a policy and goals for the Company in accordance with its purpose according to the Articles of Association. The Board watches that the CEO establishes and follows a policy in accordance with the role and purpose of the Company.

  3. Stjórn skal annast um að nægilegt eftirlit sé haft með reikningshaldi og meðferð fjármuna félagsins og skal a.m.k. árlega staðfesta rekstrar- og fjárhagsáætlanir. Skal stjórn fylgjast með því að rekstrar- og fjárhagsáætlun sé fylgt, taka afstöðu til skýrslna um greiðslugetu félagsins, meiri háttar ráðstafanir, þær tryggingar sem skipta máli, fjármögnun, peningastreymi og sérstaka áhættuþætti.

    The Board shall oversee that sufficient control is kept over the accounting and usage of the Company's funds and shall at least annually confirm the operating budget and the master budget. The Board shall monitor that the operating and master budget are complied with, take a stand on reports on the Company's liquidity, on any important measures, on the guarantees that are important, on financing, on cash flow and on specific risks.

  4. Skal stjórn koma á virku og skjalfestu kerfi innra eftirlitsins til að sinna þessu hlutverki sínu og framkvæma með reglubundnum hætti úttekt á því kerfi í samráði við endurskoðunarnefnd félagsins, hafi hún verið stofnuð.

    The Board shall establish a functional and documented system of internal control in order to perform this task and to conduct systematic audits of that system in consultation with the Company's Audit Committee, if such has been established.

  5. Meirihluti stjórnar ritar firma félagsins og einungis stjórn getur veitt prókúruumboð.

    The majority of the Board has the authority to sign the Firm's name and only the Board has the authority to grant powers of procuration.

  6. Stjórn ræður forstjóra félagsins, gengur frá starfslýsingu hans, gerir við hann ráðningarsamning og veitir honum lausn. Stjórnin hefur eftirlit með störfum forstjóra og fer ásamt honum með stjórn félagsins. Forstjóri skal hafa samráð við stjórn um ráðningu og uppsögn framkvæmdastjóra.

    The Board hires the Company's CEO, draws up the job description, enters into a contract of employment with him and relieves him of his duties. The Board supervises the work of the CEO and exercises with him the administration of the Company.  The CEO shall consult with the Board on the hiring and dismissal of directors.

  7. Gerður skal skriflegur ráðningarsamningur við forstjóra þar sem m.a. skal kveðið á um laun hans og önnur starfskjör. Hafi starfskjaranefnd ekki verið stofnuð getur stjórn falið formanni að annast samninga við forstjóra um laun hans og önnur starfskjör, sem skulu staðfestir af stjórn.

    A written contract of employment shall be drawn up with the CEO including provisions regarding the salary and other terms of employment for the CEO. If a Remuneration Committee hasn´t been established, the Board may commission the chairman to negotiate contracts with the CEO concerning his pay and other terms of employment and these contracts shall be approved by the Board.

  8. Stjórn tekur ákvarðanir í öllum málum sem telja verður óvenjuleg eða mikilsháttar. Skilgreiningu á óvenjulegum eða mikils háttar ráðstöfunum er að finna í viðauka I við starfsreglur stjórnar. Stjórn getur þó veitt forstjóra heimild til afgreiðslu slíkra mála. Eins getur forstjóri afgreitt slík mál ef ekki er unnt að bíða ákvörðunar stjórnar án verulegs óhagræðis fyrir starfsemi félagsins. Í þeim tilvikum skal forstjóri tafarlaust tilkynna stjórn um afgreiðslu málsins.

    The Board takes decisions in all matters that can be considered unusual or important. The definition of unusual or important measures can be found in Appendix I to the Rules of Procedure for the Board. The Board may however authorise the CEO to decide such matters. Likewise the CEO can take care of such matters if it is not possible to wait for a decision by the Board without significant disadvantage for the operation of the Company. In such instances the CEO shall immediately notify the Board of the handling of the matter.

  9. Stjórn getur í sérstökum tilvikum falið einstökum stjórnarmönnum, einum eða fleirum, tiltekin mál til athugunar og undirbúnings afgreiðslu á stjórnarfundi. Verkaskipting hefur ekki í för með sér að stjórnarmenn séu undanþegnir eftirlitsskyldu sinni eða öðrum lögbundnum hlutverkum.

    In special cases the Board may commission individual Board members, one or several, to check specific matters and to prepare them for a resolution at a meeting of the Board. Separation of duties does not represent that Board members are exempt from their supervisory duties or other statutory control.

  10. Stjórn tekur ákvörðun um setu stjórnarmanna í dóttur- og hlutdeildarfélögum félagsins, sem og öðrum félögum. Við þá ákvörðun skal fjalla um ástæður þess að stjórnarmaður taki slíkt sæti og áhrif stjórnarsetunnar á félagið og eftirlitshlutverk viðkomandi stjórnarmanns.

    The Board takes a decision about the board seat of the Board members in subsidiaries and affiliated companies as well as in other companies. When making this decision it is important to discuss the reasons for a Board member to assume such seat and the effect that such board membership has on the Company and the supervisory duties of the relevant Board member.

  11. Stjórn skal meta með reglubundnum hætti störf sín, verklag og starfshætti, framgang félagsins, frammistöðu forstjóra svo og skilvirkni undirnefnda, með aðstoð utanaðkomandi aðila eftir því sem við á. Slíkt árangursmat felur m.a. í sér að stjórnin leggi mat á styrkleika og veikleika í störfum sínum og verklagi og hugi að þeim hlutum sem hún telur að betur megi fara. Æskilegt er að stjórnarmenn hittist a.m.k. árlega án formanns til að meta störf hans.

The Board shall periodically evaluate its own work, procedure and work methods, the progression of the Company, the performance of the CEO as well as the efficiency of  sub-committees, with the assistance of outside parties as may be appropriate. Such performance assessment includes that the Board shall evaluate strengths and weaknesses in their work and procedures and consider those aspects that may be improved upon. It is desirable that the Board members meet at least annually without the chairman present to evaluate his work.

4. gr. Forstjóri / The Chief Executive Officer

  1. Forstjóri er í störfum sínum ábyrgur gagnvart félagsstjórninni.

    The CEO in responsible in his work to the Company's Board of Directors.

  2. Forstjóri skal annast daglegan rekstur félagsins og í þeim efnum fara eftir þeirri stefnu og fyrirmælum sem stjórn gefur. Forstjóri getur komið fram fyrir hönd félagsins í þeim málum sem eru innan verksviðs hans samkvæmt starfslýsingu. Forstjóri getur ekki gert ráðstafanir sem eru óvenjulegar eða mikils háttar, sbr. viðauka I. Slík mál getur forstjóri því aðeins afgreitt að hann hafi til þess heimild frá félagsstjórn, nema ekki sé unnt að bíða ákvarðana félagsstjórnar án verulegs óhagræðis fyrir starfsemi félagsins. Í slíkum tilvikum skal félagsstjórn tilkynnt um afgreiðslu málsins svo fljótt sem kostur er.

    The CEO shall manage the daily operation of the Company and in this task he shall follow the policy and instructions given by the Board. The CEO may represent the Company in those matters that are within his purview according to the job description. The CEO can not take measures that are unusual or important, cf. Appendix I. The CEO may only resolve such matters if he has obtained the authority to do so from the Company's Board of Directors, unless it is not possible to wait for the decision of the Company's Board of Directors without significant disadvantage for the operation of the Company.  In such cases the Company's Board of Directors must be notified of the resolution of the issue as soon as possible.

  3. Forstjóri ræður alla starfsmenn félagsins. Hann segir og upp starfsmönnum. Forstjóri skal hafa samráð við stjórn um ráðningu og uppsögn framkvæmdastjóra. Í umboði forstjóra getur starfsmannastjóri eða framkvæmdastjóri viðkomandi sviðs einnig sinnt þessum verkefnum.

    The CEO hires all the employees of the Company. He also gives notice to employees. The CEO shall consult with the Board on the hiring and dismissal of directors. Acting on behalf of the CEO the staff manager or the Managing Director of the relevant department may also attend to these tasks.

  4. Forstjóri skal sjá um að bókhald félagsins sé fært í samræmi við lög og venjur og að meðferð eigna félagsins sé með tryggilegum hætti. Forstjóri skal koma á framfæri við endurskoðanda þeim upplýsingum og gögnum sem hafa þýðingu vegna endurskoðunar og veita endurskoðanda þær upplýsingar, gögn, aðstöðu og aðstoð sem endurskoðandi telur nauðsynlega vegna starfs síns.

    The CEO shall see to it that the financial records and accounting is kept in compliance with laws and customary practices and that the management of the company's assets is conducted in a secure manner. The CEO shall submit the information and data that is important for the auditing and provide the auditor this information, data, facilities and assistance which the auditor finds necessary for his job.

  5. Forstjóri skal ávallt starfa af heilindum með hagsmuni félagsins að leiðarljósi og skal hann bera önnur verkefni sín, sem ótengd eru félaginu, undir stjórn til umfjöllunar. Þá skal forstjóri jafnframt láta stjórn í té slíkar upplýsingar um sig sem nefndar eru í gr.1.2.

    The CEO shall always work in good faith with the interests of the Company at heart and he shall put other tasks that he is involved in, but are unrelated to the Company, to the Board for discussion. At the same time the CEO shall provide the Board with such information concerning himself that are mentioned in Article 1.2.

  6. Forstjóri en skal ekki eiga sæti í stjórnum eða sinna öðrum störfum hjá öðrum fyrirtækjum nema með sérstöku leyfi stjórnar. Við þá ákvörðun skal fjalla um ástæður þess að forstjóri taki slíkt sæti eða starf og áhrif þess á félagið.

    The CEO shall not sit on the boards or be involved in other tasks for other companies unless he has obtained a special permission to do so from the Board. When taking that decision the reasons for the CEO taking such seat on the boards or undertaking other tasks for other companies must be put to discussion as well as its resulting impact on the Company.

  7. Forstjóri skal leggja fyrir stjórn reglulega upplýsingar um skuldleysi fyrirtækisins við opinbera aðila.

    The CEO shall periodically submit information about the Company's debt free status with respect to public authorities.

  8. Forstjóri skal kynna fyrir stjórn stærstu viðskiptasamninga, þó svo að ekki þurfi að leita samþykkis stjórnar samkvæmt viðauka I.

    The CEO shall present any large trade agreements to the Board notwithstanding that there is no need to obtain the approval of the Board according to Appendix I.

  9. Forstjóri skal gæta þess að fyrirtækjafélagaskrá, ársreikningaskrá, skattyfirvöldum og öðrum stjórnvöldum séu sendar lögboðnar tilkynningar og framtöl.

    The CEO shall make sure that mandatory notifications and tax returns are sent to the Register of Enterprises, the Register of Annual Accounts, the tax authorities and other government authorities.

  10. Skal forstjóri leitast við að fara ekki út fyrir þann ramma sem afmarkaður er í rekstrar- og fjárhagsáætlun félagsins fyrir hvert reikningsár. Sé farið út fyrir rammann skal forstjóri upplýsa stjórn.

The CEO shall try not to overstep the frame defined in the Company's operating and master budget for each fiscal year. If that happens he shall notify the Board.

5. gr.  Undirnefndir stjórnar / Board sub-committees

5.1.     Stjórn skal  skipa endurskoðunarnefnd til að fjalla nánar um fjárhag félagsins og fyrirkomulag upplýsingagjafar frá stjórnendum og ganga þannig úr skugga um að þær upplýsingar sem stjórn fær um rekstur, hag og framtíðarhorfur gefi sem gleggsta mynd af stöðu félagsins á hverjum tíma.

The Board shall appoint an audit committee in order to discuss further the Company's finances and the arrangements for disclosure by the executive officers and thus make sure that the information which the Board receives concerning the operation, performance and future prospects give as fair as possible a view of the Company's situation at any given time.

5.2       Stjórn getur ákveðið að sér til ráðgjafar um launakjör forstjóra og æðstu stjórnenda félagsins starfi starfskjaranefnd.

             The Board may decide that a Remuneration committee be established in order to provide consultation regarding the terms of employment for the CEO and the Company's executive officers.

5.3       Stjórn skal ennfremur hafa heimild til að skipa aðrar nefndir, hvort heldur tímabundnar eða viðvarandi, til að mæta þörfum félagsins hverju sinni.

Additionally, the Board can decide to appoint other committees, whether temporary or permanent, in order to meet the Company´s needs at any given time.

5.4.     Stjórn skal meta árlega þörf fyrir undirnefndir, aðrar en þær sem stjórn er skylt að skipa á hverjum tíma, s.s. endurskoðunarnefnd.

The Board shall annually assess the need for the above mentioned committees, other than those that are obligatory to establish, such as the audit committee.

5.5.     Um skipan, hlutverk og skyldur nefnda skal fara skv. leiðbeiningum Viðskiptaráðs Íslands, Samtaka atvinnulífsins og Nasdaq Iceland um stjórnarhætti fyrirtækja. Um ákvörðunarvald og atkvæðagreiðslur innan nefndanna skal fara skv. 8. gr. starfsreglna þessara. Nefndirnar skulu setja sér starfsreglur þar sem kveðið skal nánar á um hlutverk þeirra og helstu verkefni.

The organisation, function and duties of the above mentioned committees, if they are established, shall comply with the guidelines set by the Iceland Chamber of Commerce, SA - Confederation of Icelandic Employers, and Nasdaq Iceland about corporate governance. Discretionary powers and voting procedures in the committees shall be subject to Article 8 of these Rules of Procedure. The committees shall adopt rules of conduct where their function and principal duties are provided for in further detail.

6. gr.  Fyrirsvar stjórnar / Representation for the Board

 

  1. Formaður stjórnar er málsvari hennar og kemur fram fyrir hennar hönd varðandi málefni félagsins, nema stjórn ákveði annað. Einnig kemur formaður fram út á við fyrir hönd félagsins, ásamt forstjóra, í samræmi við hefðir innan félagsins og eðli máls.

                 The chairman of the Board is its representative and represents the Board in matters concerning the Company, unless the Board decides otherwise. The chairman also represents the Company with the CEO in external relations, in accordance with custom within the Company and as reason may dictate

  2. Formaður stjórnar kemur fram fyrir hönd stjórnar gagnvart forstjóra.

             The chairman of the Board represents the Board in relations with the CEO.

7. gr.  Boðun funda o.fl. / Convening of meetings etc.

 

  1. Stjórnarfundir skulu að jafnaði haldnir mánaðarlega eða þegar formaður ákveður, þó ekki sjaldnar en tíu sinnum á ári. Fundur er þó almennt ekki haldinn í júlí. Fundir skulu haldnir á skrifstofu félagsins. Í sérstökum tilvikum má halda fundi annars staðar telji formaður efni fundarins eða aðrar aðstæður gefa tilefni til. Heimilt er að stjórnarmenn taki þátt í stjórnarstörfum símleiðis eða með fjarfundarbúnaði.

                 Meetings of the Board of Directors shall generally be held monthly or when the chairman decides, however no less frequent than ten times every year. As a rule there is no meeting held in the month of July. Meetings shall be held at the Company's office. In specific cases meetings may be held in other places if the chairman feels that the subject of the meeting or other conditions provide a reason therefore. It is permitted for the Board members to conduct the Board affairs by telephone or by teleconferencing equipment.

  2. Á reglulegum stjórnarfundum skal að jafnaði taka fyrir eftirfarandi mál:

    Ordinary Board meetings shall as a rule discuss the following matters:

    • Fundargerð síðasta fundar.

      The minutes of the last meeting.

    • Skýrslu forstjóra um starfsemi félagsins, sbr. gr. 12.2.

      The CEO's report on Company operations, cf. Article 12.2.

    • Yfirlit yfir stöðu reikninga og stöðu félagsins miðað við rekstrar- og fjárhagsáætlun.

      Summary of the status of accounts and the Company's status based on the operating and master budget.

       

  3. Stjórnarformaður skal á fyrsta fundi eftir aðalfund, ár hvert, leggja fyrir stjórn starfsáætlun komandi árs með fundardagsetningum. Verði breyting á fundardagsetningum eða -tímasetningum skal stjórnarformaður eða forstjóri í hans umboði boða til fundar með minnst 7 daga fyrirvara. Formaður stjórnar getur þó ákveðið skemmri frest telji hann það óhjákvæmilegt vegna sérstakra aðstæðna.

                 At the first meeting following the annual general meeting the chairman of the Board shall present to the Board the programme of activity for the coming year including set dates for the meetings. In the event that the dates for the meetings are changed, or
     the timing of the meetings are changed the chairman of the Board or the CEO as his proxy convene a meeting with at least 7 days advance notice. The chairman of the Board may however decide upon a shorter notice if he feels that this is unavoidable because of particular circumstances.

     

  4. Formanni ber að kalla saman fund ef einhver stjórnarmaður, forstjóri eða endurskoðandi krefst þess.

                 The chairman is required to convene a meeting if any of the Board members, the CEO or auditor demands this.

  5. Dagskrá fundar skal tilkynnt með minnst 2 daga fyrirvara. Stjórnarmenn skulu snúa sér til stjórnarformanns eða forstjóra með mál sem þeir óska að verði tekin á dagskrá stjórnarfunda.

                 The agenda for the meeting must be announced with at least 2 days’ notice. The Board members must approach the chairman of the Board or the CEO regarding issues which they wish to have put on the agenda of the Board meetings.

  6. Sé aðalmaður stjórnar forfallaður skal hann boða forföll sín til forstjóra og stjórnarformanns svo fljótt sem auðið er og með að minnsta kosti eins dags fyrirvara.

                 If a Board Member cannot attend a Board Meeting he shall notify the CEO and the Chairman as soon as possible and at least with one day´s notice.

  7. Skrifleg fundargögn um einstök málefni á dagskrá skulu send stjórnarmönnum minnst 2 dögum fyrir fundinn, nema formaður ákveði annað. Formaður getur ákveðið að skriflegum fundargögnum verði fyrst dreift á fundi og þeim skilað í lok fundarins, sbr. grein 12.4.

                 Written meeting documents concerning individual issues on the agenda must be sent to the Board members at least 2 days prior to the meeting unless the chairman decides otherwise. The chairman may decide that written meeting documents will be distributed at the outset of the meeting and then returned by the end of the meeting, cf. Article 12.4.

  8. Nú telur formaður ekki stætt á því vegna sérstakra aðstæðna að bíða þess að haldinn verði stjórnarfundur og getur hann þá tekið ákvörðun um símafund stjórnar eða að málefnið verði kynnt stjórnarmönnum skriflega eða símleiðis og haldin verði atkvæðagreiðsla meðal stjórnarmanna skriflega eða símleiðis. Ákvarðanir sem þannig eru teknar skulu lagðar fyrir næsta fund til staðfestingar.

                 In the event that the chairman finds that it is not feasible due to particular circumstances to wait for a meeting of the Board to take place, he will then take a decision to hold a telephone meeting of the Board or that the matter is presented to the Board members in writing or by telephone and that there be a written vote among the Board members or by telephone. Decisions taken in this manner shall be put to the next meeting for approval.

  9. Forstjóri á sæti á fundum stjórnar og hefur þar umræðu- og tillögurétt, nema stjórn ákveði annað í einstökum tilvikum.

                 The CEO has a seat at the meetings of the Board and is entitled to take part in discussions and present proposals unless the Board decides otherwise in individual cases

  10. Stjórn getur kallað til aðra starfsmenn félagsins til að taka þátt í einstaka liðum á stjórnarfundum og skal þá bóka í fundargerð hvenær þeir koma inn á fund og hvenær þeir víkja af fundi.

                 The Board may summon other Company employees to participate in individual items at the Board meetings and in this case it must be recorded in the minutes when they enter the meeting and when they leave the meeting.

  11. Æskilegt er að stjórn haldi með reglubundnum hætti sérstaka fundi til að fara yfir málefni innra eftirlits félagsins og reikningsskil. Endurskoðendur, forstjóri og nefndarmenn endurskoðunarnefndar félagsins, hafi hún verið stofnuð, skulu boðaðir á slíka fundi. Þá skal boða endurskoðanda á stjórnarfund ef a.m.k. einn stjórnarmaður fer þess á leit.

    It is desirable that the Board hold periodically special meetings in order to go over issues concerning the Company's internal controls and financial statements. Auditors, the CEO and the committee members of the Company's audit committee, if it has been established, shall be summoned to such meetings. Furthermore the auditor shall be summoned to a meeting of the Board if at least one Board member requests this

  12. Stjórn skal leitast við að eiga reglulegar umræður um hvernig stjórnin hyggst haga störfum sínum, hvar áherslur skulu liggja, hvaða samskipta- og verklagsreglur skulu hafðar í heiðri og hver helstu markmiðin með starfi stjórnar eru.

The Board shall endeavour to have regular discussions about how the Board intends to perform its duties, which points are to be emphasised, which rules for communication and which working procedure should be respected and what should be the principal objectives of the Board.

 

8. gr.  Ákvörðunarvald, atkvæðagreiðslur o.fl. /
Discretionary power, voting, etc.

 

  1. Stjórn er ákvörðunarbær þegar meirihluti stjórnarmanna sækir fund enda hafi fundurinn verið boðaður í samræmi við gr. 7.5 og 7. Mikilvæga ákvörðun má þó ekki taka án þess að allir stjórnarmenn hafi haft tök á því að fjalla um málið sé þess kostur.

    The Board is a quorum when the majority of the Board members attend a meeting provided the meeting was convened in accordance with Articles 7.5 and 7. Important decisions may however not be taken without all board members having had an opportunity to discuss the matter, if possible.

  2. Formaður stjórnar stýrir fundum.

    The chairman of the Board chairs the meetings.

  3. Einfaldur meirihluti atkvæða ræður úrslitum á stjórnarfundum nema öðruvísi sé fyrir mælt í samþykktum félagsins eða öðrum lögmæltum fyrirmælum.Falli atkvæði jöfn ræður atkvæði formanns úrslitum.

    A simple majority of votes decides the outcome at the meetings of the Board unless otherwise stipulated in the Company's Articles of Association or other lawful directives.  If the votes are even then the vote of the chairman decides the outcome.

  4. Stjórnarmenn er einungis bundnir af sannfæringu sinni en ekki fyrirmælum þeirra sem kusu þá.

    Board members are only bound by their conviction but not by the instructions of those who voted for them.

  5. Mál skulu almennt ekki borinn upp til ákvörðunar á stjórnarfundum nema því aðeins að stjórnarmenn hafi fengið gögn málsins eða fullnægjandi upplýsingar um það fyrir fundinn og haft tíma til að kynna sér efni þess.

    Matters should generally not be put to a decision at Board meetings unless the Board members have received the documents and other data or sufficient information about the matter prior to the meeting and have had some time to get acquainted with the contents of the documents.

  6. Mál til ákvörðunar skulu almennt lögð fyrir stjórn skriflega. Séu mál lögð fram á stjórnarfundi til kynningar getur slík kynning verið munnleg.

Matters to be resolved should generally be put to the Board in writing. If matters are put to a Board meeting for presentation then such presentation may be in oral form.

9. gr.  Fundargerðir og fundargerðarbók

  1. Formaður stjórnar skal sjá til þess að gerð sé fundargerð um það sem gerist á stjórnarfundum og um ákvarðanir stjórnar.

    The chairman of the Board shall make sure that minutes are kept of what transpires at Board meetings and about the decisions of the Board

  2. Í fundargerðarbók skal skrá eftirfarandi:

    The following shall be recorded in the minute book:

    • Hvar og hvenær fundurinn er haldinn.

      Where and when the meeting was held.

    • Hverjir sitja fundinn og hver stýri honum.

      Who attend the meeting and who chairs it.

    • Dagskrá fundarins.

      The agenda for the meeting.

    • Stutta skýrslu um umræður á fundum og hvaða ákvarðanir hafa verið teknar.

      A short report on the discussions at meetings and which resolutions have been passed.

    • Hvenær og hvar næsti stjórnarfundur verður haldinn, hafi það verið ákveðið.

      When and where the next Board meeting will be held if this has been decided.

    • Hver ritað hafi fundargerðina.

      Who recorded the minutes of the meeting.

    • Gögn sem dreift hefur verið til stjórnarmanna vegna fundarins.

      Documents that have been distributed among the Board members for the meeting.

       

  3. Stjórnarmaður eða forstjóri, sem ekki eru sammála ákvörðun stjórnar, eiga rétt á að fá sérálit sitt skráð í fundargerð.

    The Board member or the CEO who are not in agreement with the decision of the Board, are entitled to have their dissenting opinion recorded in the minutes.

  4. Sé fundargerð ekki fullfrágengin í lok fundar skal hún borin upp til samþykktar í upphafi næsta fundar.

    If the recording of the minutes has not been completed by the end of the meeting the minutes shall be put to approval at the commencement of the next meeting.

  5. Fundargerð skal undirrituð af þeim er fund sitja. Fundargerðir teljast full sönnun þess sem gerst hefur á stjórnarfundum. Stjórnarmenn sem ekki voru viðstaddir þann stjórnarfund sem fundargerð tekur til skulu staðfesta að þeir hafi kynnt sér fundargerðina með undirritun sinni.

    The minutes shall be signed by those who attend the meeting. Minutes of meetings are to be considered full evidence of that which has transpired at Board meetings. Board members who were not present at the Board meeting covered by the relevant minutes shall confirm that they have made themselves acquainted with the minutes by their signatures.

  6. Fundargerð skal að jafnaði send stjórnarmönnum innan viku frá stjórnarfundi.

Minutes of meetings shall as a rule be sent to the Board members within one week from the Board meeting.

 

10. gr.  Þagnar- og trúnaðarskylda / Professional secrecy and confidentiality

 

  1. Á stjórnarmönnum hvílir þagnarskylda um málefni félagsins, hagi starfsmanna og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem stjórnarmenn og leynt skulu fara samkvæmt samþykktum félagsins, lögum eða eðli máls, nema um sé að ræða málefni sem stjórn ákveður að gera opinber eða slíkt leiðir af ákvæðum hlutafélagalaga eða samþykktum félagsins. Þagnarskylda helst þótt látið sé af starfi.

    The Board members are bound by professional secrecy regarding the affairs of the Company, the circumstances of the employees and other matters of which they become aware in their work as Board members and are to remain secret according to the Company's Articles of Association, laws or according to reason, unless these are matters which the Board decides to make public or this is a consequence of the provisions of the Act on Public Limited Companies or of the Company's Articles of Association. Professional secrecy obligation continues even when the person quits.

  2. Ef stjórnarmaður brýtur gegn þagnarskyldu eða rýfur að öðru leyti trúnað sem honum er sýndur, skal formaður boða til hluthafafundar sem ákveður hvort kjósa skuli nýjan stjórnarmann.

    If a Board member violates professional secrecy or he is otherwise in breach of confidence, the chairman shall convene a shareholders' meeting which decides whether to elect a new Board member.

  3. Stjórnarmaður skal varðveita öll gögn með tryggilegum hætti sem hann fær afhent til að gegna starfa sínum sem stjórnarmaður.

    The Board member shall preserve in a safe manner any documents which he receives in order to perform his duties as a Board member.

  4. Stjórnarmenn, aðrir en formaður, skulu almennt ekki tjá sig við fjölmiðla eða snúa sér til almennings varðandi málefni félagsins, nema að fengnu samþykki formanns.

Board members, other than the chairman, shall as a rule not express themselves to media or address the public regarding the affairs of the Company, unless with the approval of the chairman.

 

11. gr.  Óhæði og hæfi stjórnarmanna til ákvörðunartöku

 

  1. Stjórn metur hvort stjórnarmaður sé óháður gagnvart félaginu og/eða stórum hluthöfum þess, samkvæmt leiðbeiningum Viðskiptaráðs Íslands, Samtaka atvinnulífsins og Nasdaq OMX Ísland um stjórnarhætti fyrirtækja, nema tilnefningarnefnd sé til staðar. Stjórn félagsins skal jafnframt meta óhæði nýrra stjórnarmanna fyrir aðalfund félagsins og gera niðurstöðu sína aðgengilega hluthöfum.

    The Board evaluates whether a Board member is independent with respect to the Company and/or large shareholders in the Company according to the guidelines set by the Iceland Chamber of Commerce, SA - Confederation of Icelandic Employers, and Nasdaq OMX Ísland on corporate governance, unless there is an appointment committee available. The Company's Board shall at the same time evaluate the independence of new Board members prior to the Company's general meeting and make their conclusion accessible to shareholders.

  2. Stjórnarmaður og/eða forstjóri mega ekki taka þátt í meðferð máls um samningsgerð milli félagsins og þeirra, um málshöfðun gegn þeim eða um samningsgerð milli félagsins og þriðja manns eða málshöfðun gegn þriðja manni ef þeir hafa þar verulegra hagsmuna að gæta sem kunna að fara í bága við hagsmuni félagsins. Skylt er stjórnarmanni og forstjóra að upplýsa án tafar um slík atvik og önnur er gætu valdið vanhæfi hans. Stjórn ákveður hvort stjórnarmenn, einn eða fleiri, teljast vanhæfir til meðferðar máls.

                 A Board member and/or the CEO may not participate in the procedure regarding negotiations between the Company and the Board member or the CEO concerning court action against them or about negotiations between the Company and third person or court action against third party if they have a material interest in that case which might be contrary to the interests of the Company. It is the duty of the Board member and of the CEO to disclose without delay any such events and any other information that might cause his lack of competence. The Board decides whether Board members, one or more, are to be considered disqualified to discuss the relevant issue.

  3. Leggja skal fyrir stjórn til staðfestingar (eða synjunar) alla samninga sem stjórnarmaður og/eða forstjóri kunna að gera við félagið og samninga milli félagsins og þriðja manns ef stjórnarmaður og/eða forstjóri hafa verulega hagsmuni af slíkum samningum.

                 All agreements which the Board member and/or the CEO may enter into with the Company and any agreements between the Company and third party if the Board member and/or the CEO have a material interest in such agreements must be put to the Board for approval (or veto).

  4. Ef ákvarðanir stjórnar varða málefni einstakra stjórnarmanna er rétt að slíkar ákvarðanir séu teknar af þeim stjórnarmönnum sem jafnframt eru óháðir félaginu. Að auki er æskilegt að viðkomandi stjórnarmenn víki af fundi meðan stjórn tekur afstöðu til slíkra málefna. Séu stjórnarmenn vanhæfir til afgreiðslu mála skal jafnframt koma í veg fyrir að þeir hafi aðgang að þeim upplýsingum er varða það mál sem þeir eru vanhæfir til að fjalla um.

                 If the resolutions of the Board involve matters concerning individual Board members it is proper that such decisions are taken by the Board members who at the same time are independent of the Company. In addition it is desirable that the relevant Board members leave the meeting while the Board takes a stand on such matters. If Board members are disqualified to pass resolutions on matters then they must at the same time be prevented from gaining access to the information that concerns the matter which they are disqualified to discuss.

  5. Um hæfi stjórnarmanna fer að öðru leyti að lögum.

The competence of Board members shall otherwise be subject to law.

12. gr.  Upplýsingagjöf

 

  1. Allir stjórnarmenn hafa jafnan rétt til upplýsinga um félagið.

    All Board members are equally entitled to receive information about the Company.

  2. Forstjóri skal á hverjum stjórnarfundi gera stjórn grein fyrir starfsemi félagsins frá síðasta fundi stjórnar í stórum dráttum. Fyrir lok nóvember á ári hverju skal stjórn samþykkja fjárhagsdagatal komandi árs. Stjórn skal kalla til endurskoðanda félagsins til þess að vera viðstaddur kynningu á hálfs- og ársupppgjöri, ef þurfa þykir.

    At every Board meeting the CEO shall give the Board a rough account of the Company's operations as of the last meeting of the Board. Before the end of November, each year, the Board shall approve the Company´s financial calendar for the coming year. The Board shall summon the Company's accountant to be present at the presentation of the semi-annual and the annual financial statements, if needed.

  3. Stjórn getur á fundum krafið forstjóra um upplýsingar og gögn sem stjórn eru nauðsynleg til að stjórn geti sinnt verkefnum sínum. Stjórnarmenn geta einnig sent fyrirspurnir til forstjóra félagsins á milli stjórnarfunda og skal það þá gert með tölvupósti sem aðrir stjórnarmenn fá afrit af (cc.). Svör við fyrirspurnum skulu kynnt stjórninni allri á sama tíma. Stjórnarmenn skulu ekki afla upplýsinga með því að hafa beint samband við starfsmenn félagsins, nema sérstaklega standi á.

    The Board may require the CEO during meetings to provide information and documents which the Board finds to be necessary in order to be able to execute their tasks. The Board members can also send enquiries to the Company's CEO between Board meetings and this should be done by e-mail of which the other Board members receive copies (cc.). Responses to the enquiries shall be presented to the whole Board at the same time. Board members shall not gather information by directly contacting the Company's employees, except in particular circumstances.

  4. Upplýsingar frá forstjóra og undirnefndum til stjórnar þurfa að vera á því formi og af þeim gæðum sem stjórn ákveður. Upplýsingar og gögn skulu vera aðgengileg stjórnarmönnum tímanlega fyrir stjórnarfundi, og á milli þeirra, og skulu allir stjórnarmenn fá sömu upplýsingarnar. Upplýsingar skulu vera eins uppfærðar og nákvæmar og unnt er hverju sinni.

    Information from the CEO and the sub-committees to the Board need to be in the form and of such quality which the Board decides. Information and data must be accessible to the Board members in a timely fashion before Board meetings, and between such meetings, and all Board members shall receive the same information. Information should be as up-to-date and detailed as possible at any given time.

  5. Stjórnarmönnum er heimilt að hlaða niður fundargögnum af stjórnarfundavefgátt en skulu gæta 10. greinar um þagnar- og trúnaðarskyldu í hvívetna.

    Board members may download Board documents from the Board Meeting system. See Article 10 reg. professional secrecy and confidentiality.

  6. Formaður stjórnar skal árlega leggja fyrir stjórn lista yfir stjórnarsetu forstjóra og stjórnarmanna fyrir hönd félagsins í dóttur- og hlutdeildarfélögum, sem og öðrum félögum.

    The chairman of the Board shall annually submit to the Board a list of the board memberships of the CEO and the Board members on behalf of the Company in subsidiary and affiliated companies, as well as in other companies.

  7. Skýrsla stjórnar skal fylgja ársreikningi ár hvert. Í skýrslunni skal upplýsa um atriði sem mikilvæg eru við mat á fjárhagslegri stöðu félagsins og afkomu þess á reikningsárinu og ekki koma fram í efnahagsreikningi eða rekstrarreikningi eða skýringum með þeim. Í skýrslu stjórnar skal enn fremur fjallað um mikilvæg atriði sem orðið hafa eftir lok reikningsárs, framtíðarhorfur félagsins og rannsóknar- og þróunarstarfsemi.

    The report by the Board shall accompany the annual accounts every year. The report shall disclose matters that are important for the evaluation of the Company's financial situation and its performance during the fiscal year and do not appear in the balance sheet or the profit and loss account or notes to these accounts. The report by the Board shall furthermore discuss important issues that have occurred after the closing of the fiscal year.

  8. Í skýrslunni skal gera grein fyrir tillögu stjórnar um ráðstöfun hagnaðar eða jöfnun taps á síðasta reikningsári. Upplýsa skal um fjölda hluthafa í upphafi og lok reikningsárs og upplýst um hundraðshluta hlutafjár þeirra hluthafa sem eiga a.m.k. 10% hlutafjár, auk annarra þátta sem áskilin eru í lögum eða kröfum opinberra aðila eða kauphallar.

    The report shall give an account of the proposal by the Board for the appropriation of profit or balancing of loss during the past fiscal year. The number of shareholders at the opening and the closing of the fiscal year shall be disclosed and the percentage of the share capital of those shareholders who possess at least 10% of share capital must also be disclosed, as well as other information required by law or the authorities or the stock exchange.

  9. Formaður stjórnar skal tryggja að vefsíða félagsins hafi að geyma upplýsingar um stjórnarhætti þess, sbr. 6.2. gr. fyrrgreindra leiðbeininga um stjórnarhætti fyrirtækja.

The chairman of the Board shall ensure that the Company's website contains information about its governance, cf. Article 6.2 of the earlier mentioned guidelines on corporate governance.

13. gr. Undirritun ársreiknings o.fl. / Signing the annual accounts etc.

 

  1. Ársreikningur félagsins skal lagður fyrir stjórn til afgreiðslu og skal stjórn ásamt forstjóra undirrita ársreikninginn. Telji stjórnarmaður eða forstjóri að ekki beri að samþykkja ársreikninginn, eða hann hefur mótbárur fram að færa sem hann telur rétt að hluthafar fái vitneskju um, skal hann gera grein fyrir því í áritun sinni.

    The Company's annual accounts shall be submitted to the Board for its handling and the Board along with the CEO shall endorse the annual accounts. If a Board member or the CEO feels that the annual accounts should not be approved, or he has any objections to make which he feels that the shareholders should know about he must then state this in his endorsement.

  2. Stjórn skal tryggja að ársreikningur félagsins feli í sér yfirlýsingu um stjórnarhætti þess í samræmi við fyrrgreindar leiðbeiningar um stjórnarhætti fyrirtækja.

The Board shall make sure that the Company's annual accounts contain a statement on its corporate governance in compliance with the earlier mentioned guidelines on corporate governance.

 

14. gr.  Frekari reglur um störf stjórnar / Further rules regarding the Board´s activities

 

  1. Stjórnarmenn skulu kynna sér og vera bundnir af ákvæðum laga, almennum reglum um hlutafélög og meðferð trúnaðarupplýsinga. Stjórnarmenn skulu einnig kynna sér sérstaklega þær sáttir sem félagið hefur gert við Samkeppniseftirlitið.

    Board members shall study and be bound by the provisions of laws, common regulations concerning public limited companies and the handling of confidential information.. Board members shall also in particular get acquainted with any official settlements that the Company has made with the Icelandic Competition Authority.

     

  2. Um ábyrgð, vald og störf stjórnar fer að öðru leyti en greinir í starfsreglum þessum samkvæmt hlutafélagalögum, lögum um ársreikninga og öðrum almennum lögum og samþykktum félagsins.

Issues regarding the responsibility, powers and work of the Board in other matters than what is stated in these Rules of Conduct shall otherwise be governed by the Public Limited Company Act, the Annual Accounts Act and other general acts of law and the Company's Articles of Association.

15. gr.  Breytingar á starfsreglum stjórnar /
Amendments to the Rules of Procedures for the Board

 

15.1    Einungis stjórn getur gert breytingar á starfsreglum þessum. Til breytinga á starfsreglunum þarf samþykki einfalds meirihluta stjórnar. Að loknum aðalfundi skal nýkjörin stjórn taka afstöðu til þess hvort uppfæra þurfi reglur þessar.

             Only the Board can amend these Rules of Procedure. In order to amend the Rules of Procedure the approval of a simple majority is needed. The Board shall after every annual meeting decide if there is a need to make changes to these Rules of Procedure.

 

16. gr.  Varsla og meðferð starfsreglna /
Possession and administration of the Rules of Procedure

 

16.1    Frumrit starfsreglna þessara, með áorðnum breytingum ef við á, skal jafnan geyma með fundargerðum félagsins.

             The original copy of these Rules of Procedure as amended, if applicable, shall as a rule be kept with the Company's minutes of the meetings.

  1. Þeir sem eiga sæti í stjórn við setningu starfsreglna þessara skulu undirrita frumrit þeirra. Ef stjórn samþykkir breytingar á starfsreglunum skulu stjórnarmenn undirrita frumrit af reglunum svo breyttum. Nýjum stjórnarmönnum skulu kynntar starfsreglurnar og skulu þeir undirrita frumrit þeirra því til staðfestu.

                 Those who are members of the Board when these Rules of Procedure were established shall sign the original copy. If the Board approves amendments to the Rules of Procedure the Board members shall sign an original copy of the Rules as amended. The Rules of Procedure shall be introduced to new Board members and they shall sign an original copy of them to certify this.

  2. Stjórnarmönnum, forstjóra og endurskoðendum félagsins skal afhent eintak af starfsreglum og samþykktum félagsins sem í gildi eru á hverjum tíma.

             Board members, the CEO and the Company's auditors shall be given a copy of the Rules of Procedure and the current applicable Company's Articles of Association at any given time.

Framangreindar starfsreglur stjórnar Skeljungs hf. eru settar samkvæmt 5. mgr. 70. gr. laga nr. 2/1995 um hlutafélög.

The above mentioned Rules of Procedure for the Board of Skeljungur hf. are established according to paragraph 5 of Article 70 of Act No. 2/1995 on Public Limited Companies.

 

Þannig samþykkt á stjórnarfundi Skeljungs hf. hinn 8. maí 2017.

Thus approved at the meeting of the Board of Directors of Skeljungur hf. on May 8, 2017.

 

 

VIÐAUKI I / APPENDIX I

við starfsreglur stjórnar Skeljungs hf. /
to the Rules of Procedure for the Board of Skeljungur hf.

Skilgreining ráðstafana sem teljast vera óvenjulegar eða mikilsháttar / Definition of measures that are considered unusual or important

 

Ráðstafanir sem eru óvenjulegar og / eða mikilsháttar teljast ekki hluti dagslegs rekstrar félagsins og falla því undir verksvið stjórnar. Forstjóri getur þó gert óvenjulegar eða mikilsháttar ráðstafanir og/eða ráðstafanir sem ekki falla undir daglegan rekstur ef það er gert samkvæmt sérstakri heimild frá stjórn. Hliðstæðar ákvarðanir getur forstjóri tekið ef ekki er unnt að bíða ákvarðana stjórnar án verulegs óhagræðis fyrir starfsemi félagsins. Stjórn skal tilkynnt tafarlaust um slíka ráðstöfun.

Measures that are unusual or important come under the purview of the Board as they are not part of the daily operation of the Company. The CEO can however take unusual or important measures that do not come under the daily operation if this is done according to special permission from the Board. The CEO can take similar decisions if it is not possible to wait for a decision of the Board without significant disadvantage for the operation of the Company. The Board shall immediately notify of such measure.

 

Dæmi um ráðstafanir sem geta talist óvenjulegar eða mikilsháttar:

Examples of measures that may be considered unusual or important:

  • löggerningar sem varða mikla fjárhagslega hagsmuni fyrir félagið, þ.e. kr. 25.000.000 (tuttugu og fimm milljónir) eða meira, að undanskildum löggerningum er varða kaup og sölu á vörum og eru partur af venjulegum rekstri félagsins og innihalda venjuleg ákvæði miðað við umfang viðskiptanna.

    Instruments that are of great financial importance for the Company, i.e. ISK 25,000,000 (twenty five million) or more, with the exception of instruments that pertain to the buying and selling of goods and are a part of the normal operation of the Company and include regular provisions compared with the scope of the transaction.

  • Löggerningar, sem varða mikla fjárhagslega hagsmuni fyrir félagið, þ.e. kr. 25.000.000 eða meira eða hafa strategískt mikilvægi, sem eiga að gilda til langs tíma, þ.e. til 5 ára eða lengur.

    Instruments of great strategical or financial importance i.e. ISK 25,000,000 are intended to be valid for a long period of time, i.e. for 5 years or more.

  • breytingar sem fyrirhugaðar eru á venjubundnum rekstri félagsins

    changes that are planned for the regular operation of the Company.

  • ákvörðun um aðra breytingu á samningum við lykilaðila en er venjuleg í rekstri félagsins, miðað við stærð aðilanna og samninga við sambærilega aðila.

    decision concerning adjustments to an agreement with a key party when these adjustments exceed what is normal for the operation of the Company, compared with the size of the parties and agreements with comparable parties.

  • kaup, sala og veðsetning fasteigna og annarra eigna fyrir meira en 25.000.000 (tuttugu og fimm milljónir króna)

    purchase, sale and mortgaging of real estate and other property for more than ISK 25,000,000 (twenty five million).

  • -veiting ábyrgða

    provision of guarantees.

  • sala eða slit dótturfélaga

    sale or dissolution of subsidiaries

  • -viðskipti við tengda aðila vegna kaupa Skeljungs á vöru og/eða þjónustu sem nema meira en 20 m.kr. á ári og sölu á vöru og/eða þjónustu sem nema meira en 100 m.kr. á ári, ef um er að ræða viðskipti sem ekki eiga sér fyrirmynd, eru hagstæðari en núverandi samningar við óskylda aðila eða ef einhver vafi er uppi varðandi samningsgerðina.

    transactions with affiliated parties due to the purchase by Skeljungur of goods/or services for more than ISK 20m per year/or services that amount to more than ISK 100m per year, if these are transactions that are exceptional and have not been done before, are more advantageous than the present agreements with arms length parties or if there is any doubt about the conclusion of the agreement.

  • ákvörðun um hvort óska skuli eftir greiðslustöðvun, nauðasamningum eða gjaldþrotaskiptum Skeljungs hf.

decision on whether a moratorium should be sought, composition or bankruptcy proceedings for Skeljungur hf.

 

Þannig samþykkt á stjórnarfundi Skeljungs hf. hinn 8. maí 2017.

Thus approved at the meeting of the Board of Directors of Skeljungur hf. on May 8, 2017

 

VIÐAUKI II / ANNEX II

við starfsreglur stjórnar Skeljungs hf. /
to the Rules of Procedure for the Board of Skeljungur hf.

MÓTTAKA OG FRÆÐSLA NÝRRA STJÓRNARMANNA /
RECEPTION AND EDUCATION OF NEW BOARD MEMBERS

Nýir stjórnarmenn þurfa að fá greinargóðar upplýsingar um félagið og starfsemi þess. Stjórnarmaður sem fær slíka fræðslu er fljótari að kynnast félaginu og getur því fyrr byrjað að leggja sitt af mörkum á stjórnarfundum. Nýr stjórnarmaður ætti að fá upplýsingar um:

New Board members need to get detailed information about the Company and its operation. A Board member who obtains such education gets more quickly acquainted with the Company and may therefore start sooner to contribute at Board meetings. A new Board member should get information about:

 

  • starfsemi félagsins

    the Company's operation

  • afurðir og þjónustu

    products and services

  • sögu og þróun

    history and development

  • stefnumótun og viðskiptaáætlun

    strategy and business plan

  • áhættustýringu og viðhorf til áhættu

    risk control and attitude to risk

     

  • störf undirnefnda ef þær eru til

    the work of sub-committees if they exist

     

  • störf og valdsvið forstjóra

    the work and purview of the CEO

     

  • aðra stjórnarmenn

    other Board members

     

  • samkeppnisaðila

    competitors

  • atvinnugreinina

the industry

Nýr stjórnarmaður ætti að fá afhent (eða fá aðgang að t.d. á rafrænu vefsvæði stjórnarmanna) helstu gögn sem varða félagið svo hann geti kynnt sér starfsemi þess. Eftirfarandi gögn væru gagnleg fyrir nýja stjórnarmenn:

A new Board member should be given (or get access to through e.g. the electronic website of the Board members) the principal documents regarding the Company so that he can get acquainted with its operation. The following documents are useful for the Board members:

  • samþykktir félagsins

    the Company's Articles of Association

  • starfsreglur stjórnar

    the Board's Rules of Procedure 

  • starfsáætlun stjórnar

    the Board's work schedule

  • -verklagsreglur

    procedure policy

  • siðareglur

    ethical guidelines

  • fundargerðir stjórnar síðasta árið

    the minutes of the Board's meetings during the last year

  • fjárhagslegar upplýsingar

    financial information 

  • skipurit félagsins

    the Company's organisation chart

  • yfirlit um gildandi lög og reglur er varða starfsemi félagsins

    summary of current acts of law and regulations regarding the Company's operation

  • síðasta ársreikning og árshlutareikning (ef hann er til)

    the last annual account and interim account (if it exists)

  • skýrslur og bréf frá innri og ytri endurskoðendum

reports and letters from internal and external auditors

Nýr stjórnarmaður ætti að fá kynningarfund með aðilum sem þekkja félagið vel og geta svarað spurningum sem hann hefur, fundurinn gæti t.d. verið með öðrum stjórnarmönnum, forstjóra félagsins, fjármálastjóra og lögfræðingi félagsins.

Stjórnin sem heild ætti að viðhalda slíkri fræðslu og halda reglulega fræðslufundi fyrir stjórnarmenn þar sem farið er yfir breytingar sem máli skipta.

A new Board member should be provided with an introductory meeting with parties who know the Company well and are able to answer questions that he has, the meeting could for instance be with other Board members, the Company's CEO, the chief financial officer and the Company's legal counsel.

The Board as a whole should maintain such education and regularly hold educational meetings for the Board members where any important changes are gone over.

Þannig samþykkt á stjórnarfundi Skeljungs hf. hinn 8. maí 2017.

Thus approved at the meeting of the Board of Directors of Skeljungur hf. on May 8, 2017.

Leaf file-2 file-1 calendar-white ismartphone-3-white calendar-5 ismartphone-3