Stefna

Starfsreglur endurskoðunarnefndar

pdf icon

Rules of Procedures for the audit committee of skeljungur hf.. Markmið og skipan 

Objectives and structure

 

Markmið endurskoðunarnefndar er að leitast við að tryggja gæði ársreikninga og annarra fjármálaupplýsinga félagsins og óhæði endurskoðenda þess. Endurskoðunarnefnd skal starfa samkvæmt íslenskum lögum og reglum og góðum stjórnarháttum.

The objective of the Audit Committee is seeking to ensure the quality of financial statements and other financial information and the independence of auditors. The Audit Committee shall operate in accordance with Icelandic laws and regulations and corporate governance.

Endurskoðunarnefnd er undirnefnd stjórnar og er hún skipuð af stjórn í samræmi við IX.kafla A laga nr. 3/2006 um ársreikninga. Nefndin skal skipuð til eins árs í senn á fyrsta stjórnarfundi eftir aðalfund. Í henni skulu sitja eigi færri en þrír nefndarmenn.

The Audit Committee is a subcommittee of the Board and is appointed by the Board in accordance with chapter IX of the A Act no. 3/2006 on financial statements. The Committee shall be appointed for a term of one year at the first Board meeting after the Annual General Meeting. It shall consist of not fewer than three members.

Nefndarmenn skulu vera óháðir endurskoðendum Skeljungs. Meiri hluti nefndarinnar skal  jafnframt vera óháður félaginu og daglegum stjórnendum þess. Auk þess skal einn nefndarmanna, sem bæði er óháður daglegum stjórnendum og félaginu, vera óháður stórum hluthöfum félagsins. Framkvæmdastjóri og aðrir daglegir stjórnendur Skeljungs skulu ekki eiga sæti í nefndinni.

Committee members shall be independent of Skeljungur’s auditors. The majority of the committee shall also be independent of the company and its daily management. In addition, one member of the committee, which is independent of both the executive managers and the company, has to be independent of major shareholders. Manager and other executive managers of Skeljungur shall not be members of the committee.

Nefndarmenn skulu hafa þekkingu og reynslu í samræmi við störf nefndarinnar og skal að minnsta kosti einn nefndarmanna hafa staðgóða þekkingu og reynslu á sviði reikningsskila eða endurskoðunar. Nýir nefndarmenn skulu fá leiðsögn og upplýsingar um störf og starfshætti nefndarinnar.

Committee members must have knowledge and experience in accordance with the work of the Committee and at least one member must have good knowledge and experience in the field of accounting or auditing. New members of the Committee shall receive guidance and information regarding the work and practices of the Committee.

Endurskoðunarnefnd skal árlega, á fyrsta fundi sínum eftir aðalfund, kjósa sér formann úr hópi nefndarmanna. Jafnframt skal nefndin kjósa sér fundarritara.

The Audit Committee shall annually, at its first meeting after the annual meeting, elect a chairman from among its members. Furthermore, the Committee shall elect a secretary.

Starfskjör nefndarmanna skulu ákveðin á aðalfundi.

Remuneration of members shall be determined at the annual meeting.

 

2. Heimildir endurskoðunarnefndar 

Audit Committee’s authorizations

Endurskoðunarnefnd er veitt heimild til að: 

The Audit Committee is authorized to:

a) afla faglegrar og óháðrar ráðgjafar sem hún telur nauðsynlegar til að sinna hlutverki sínu. Slíkt skal tilkynnast formanni stjórnar með formlegum hætti 

seek professional and independent consulting as it deems necessary to carry out its role. This should be reported to the Chairman of the Board formally.

b) hafa óheftan aðgang að stjórn, stjórnendum, ákveðnum starfsmönnum sem hafa fengið það hlutverk að aðstoða endurskoðunarnefnd í verkefnum hennar og endurskoðanda 

have free access to the Board, management, certain employees who have received the task to assist the Audit Committee in its responsibilities and the auditor

c) fá ótakmarkaðan aðgang að upplýsingum sem hún telur nauðsynlegar til að sinna hlutverki sínu

get unlimited access to the information it deems necessary to fulfil its functions

 

3. Hlutverk 

Role

Endurskoðunarnefnd ber að fara yfir  og meta gæði fjárhagslegra upplýsinga og fyrirkomulag upplýsingagjafar frá stjórnendum og endurskoðendum. Nefndin skal fara yfir að þær upplýsingar sem stjórnin fær um rekstur, stöðu og framtíðarhorfur félagsins séu áreiðanlegar og gefi sem gleggsta mynd af stöðu félagsins á hverjum tíma.

The Audit Committee is responsible for reviewing and assessing the quality of the financial information and the arrangement of information from management and auditors. The Committee shall ensure the information given to the Board on operations, status and future prospects of the company are reliable and give a more accurate picture of the company's position at any time.

Endurskoðunarnefnd skal árlega hafa forgöngu um sameiginlegan fund stjórnar, nefndarinnar og endurskoðenda, án viðveru daglegra stjórnenda.

The Audit Committee shall annually initiate a joint meeting of the Board, the Committee and the auditors, without the presence of executive management.

Endurskoðunarnefnd skal á ári hverju halda fund með stjórn í aðdraganda samþykkis stjórnar á ársreikningi.

The Audit Committee shall annually meet with the Board prior to the signing of the Annual Accounts.

Frekari fundir með stjórn skulu haldnir meti nefndin það nauðsyn.

Additional meetings shall be held if the Committee deems it necessary.

Hlutverk endurskoðunarnefndar er jafnframt eftirfarandi: 

The role of the Audit Committee are also the following:

a) að hafa eftirlit með vinnuferli við gerð reikningsskila 

to monitor the working processes in the making

b) að hafa eftirlit með fyrirkomulagi og virkni innra eftirlits félagsins, áhættustýringu og annarra eftirlitsaðgerða 

to monitor the organization and effectiveness of internal control of the Company, risk management and other control measures

c) að hafa eftirlit með og yfirfara endurskoðun ársreikninga, samstæðureikninga og annarra fjárhagsupplýsinga félagsins 

to monitor and review the audit of annual accounts, the consolidated accounts and other financial information of the company

d) að setja fram tillögu til stjórnar um val á endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtæki 

to put forward proposals to the Board on the selection of the auditor or audit firm

e) að meta óhæði endurskoðenda eða endurskoðunarfyrirtækis og hafa eftirlit með öðrum störfum endurskoðenda eða endurskoðunarfyrirtækis

to evaluate the independence of the auditors or audit firm and control other functions of auditors or auditing firm

Nefndin skal upplýst um starfsáætlun endurskoðanda, þar með talið umfang og aðferðir sem notaðar verða í endurskoðuninni. Nefndin skal jafnframt árlega yfirfara skýrslu endurskoðanda um störf sín og óhæði og mikilvæg atriði sem fram hafa komið við endurskoðunina, svo sem veikleika í innra eftirliti í vinnuferli við gerð reikningsskila.

The Committee shall be informed about the work of the auditor, including the scope and methods to be used in the audit. The Committee shall also review the annual audit report on their work and independence and important points made during the audit, such as weaknesses in internal control of procedures in the preparation of financial statements.

Til að nefndin geti sinnt hlutverki sínu þá skal hún halda fundi með framkvæmdastjóra, fjármálastjóra, áhættustjóra, yfirmanni tölvumála og endurskoðanda, eða öðrum þeim starfsmönnum sem hún telur nauðsynlegt að hitta, til að fjalla um þau málefni sem hún telur mikilvæg. Nefndin skal leitast við að stuðla að góðum samskiptum við stjórnendur félagsins.

For the Committee to carry out its functions it shall hold a meeting with the Director, CFO, risk manager, head of computing and auditor, or such other employees as it considers necessary to meet to discuss the issues it considers important. The Committee shall seek to uphold good communication with the Company´s management.

Stjórn Skeljungs getur sent nefndinni hvert það mál til nánari skoðunar eða eftirfylgni er varðar endurskoðun, innra eftirlit, gerð reikningsskila eða áhættustýringu. Nefndin getur einnig átt frumkvæði að nánari skoðun eða eftirfylgni með hverjum þeim málum sem hún telur nauðsynlegt að skoða eða fylgja eftir.

Skeljungur’s Board can send the Committee any matter for further study or follow-up in respect of audit, internal control, risk management and preparation of financial statements. The Committee may also initiate further inspection or follow-up on any of the matters, which it considers necessary to inspect or carry out.

Nefndin skal gefa stjórn Skeljungs skýrslu um störf sín og draga sérstaklega fram þá annmarka sem fram hafa komið við endurskoðun, gerð reikningsskila, áhættustýringu og skoðun á innra eftirliti og hvað gert hefur verið til að bæta úr þeim.

The Committee shall annually assess its work and the work of individual Committee Members. The Committee shall also give the Board of Skeljungur a report on its activities and draw special attention to the shortcomings discovered in auditing, making financial statements, risk management and audit of internal controls and what has been done to rectify them.

Nefndin skal árlega meta störf sín og störf einstakra nefndarmanna. Nefndin skal jafnframt endurmeta árlega hvort reglur hennar séu fullnægjandi. Telji nefndin að breyta þurfi starfsreglum skal hún senda stjórn beiðni um breytingu.

The Committee shall reassess annually whether its rules are adequate. If the Committee considers that adjustments to procedures are in order, it shall send a request thereof to the Board.

 

4. Fundir 

Meetings

Nefndin skal halda a.m.k. 4 fundi á ári og aukafundi þegar formaður telur þörf á því. Formaður nefndarinnar stýrir fundum hennar. Nefndin skal halda fundargerðarbók, sem skal vera aðgengileg stjórn félagsins.

The Committee shall hold at least 4 meetings a year and extra meetings when the Chairman considers it necessary. Chairman of the Committee manages its meetings. The Committee shall keep minutes of its meetings, which shall be made available to the Board.

Nefndin skal að öllu jöfnu fá fundargögn að minnsta kosti tveimur dögum fyrir fundi.

The Committee shall normally receive meeting documents at least two days before the meeting.

5. Þagnar- og trúnaðarskylda 

Confidentiality

Á endurskoðunarnefndarmönnum hvílir þagnar- og trúnaðarskylda um málefni fyrirtækisins, hagi viðskiptavina þess og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt skulu fara samkvæmt samþykktum Skeljungs, lögum eða eðli máls, nema um sé að ræða málefni sem stjórnin ákveður að gera opinber. Þagnar- og trúnaðarskylda helst þótt látið sé af starfi. Öll gögn skulu varðveitt með tryggilegum hætti.

Committee members are to uphold a confidentiality agreement on the Company, the situation of its customers and other items as they become aware of their work and must be kept confidential in accordance with Skeljungur’s articles, the law or the nature of the case, except in the case of matters that the Board decides to make public. Professional secrecy and confidentiality remains even after the termination of employment. All data shall be kept in a secure manner.

 

6. Takmarkanir 

Limitations

Endurskoðunarnefnd ber ábyrgð á þeim skyldum sem koma fram í reglum þessum en ber ekki ábyrgð á reikningsskilum eða endurskoðun ársreiknings. Stjórnendur fyrirtækisins bera ábyrgð á reikningsskilum, innleiðingu innra eftirlits og endurskoðendur bera ábyrgð á endurskoðun ársreiknings Skeljungs hf. Skoðun endurskoðunarnefndar á ársreikningi er ekki sama eðlis og sú endurskoðun sem gerð er af endurskoðanda. Við framkvæmd á skyldum sínum telur endurskoðunarnefndin að reglur og aðferðir nefndarinnar eigi að vera sveigjanlegar til að bregðast sem best við breytilegu umhverfi.

The Audit Committee is responsible for the obligations set forth in these rules, but is not responsible for accounting or auditing financial statements. Managers of the Company are responsible for the accounting, the implementation of internal controls and auditors are responsible for auditing the financial statements of Skeljungur Inc. Audit Committee’s inspection of financial statements is not of the same nature and the audit conducted by the auditor. In carrying out their duties Audit Committee considers rules and procedures of the Committee should be flexible to respond best to a changing environment.

 

Þannig samþykkt á fundi endurskoðunarnefndar, þann 28. apríl 2017.

Thus agreed at a meeting of the Audit Committee, on April 28, 2017.

 

Leaf file-2 file-1 calendar-white ismartphone-3-white calendar-5 ismartphone-3