Stefna

Starfsreglur tilnefningarnefndar

pdf icon

Code of Conduct for Skeljungur Hf.´s Nomination Committee

1. Markmið

   Objectives

Markmið með skipun tilnefningarnefndar er að koma á gagnsæju og skýru fyrirkomulagi tilnefninga stjórnarmanna á aðalfundi félagsins, sem m.a. skapar hluthöfum þess forendur fyrir upplýstri ákvarðanatöku.
The goal of establishing a Nomination Committee is to establish a transparent and clear procedure for the nomination of Board Members at the Company´s Annual General Meeting. The procedure is intended to enable the shareholders to make a more informed decision regarding Board Membership.

Einnig er það markmið með skipun nefndarinnar að tryggja að stjórn félagsins hafi yfir að búa breidd í hæfni, reynslu og þekkingu. Jafnframt að færni stjórnarmanna sé af þeim toga að hún nýtist félaginu og dótturfélögum þess.

A second goal is to ensure that the Company´s Board is sufficiently diverse, when it comes to capabilities, experience and knowledge. Also that the Board Members´ capabilities are usable for the Company and its daughter companies.

2. Hlutverk og skyldur 

   Role and obligations

Tilnefningarnefnd hefur ráðgefandi hlutverk við val á stjórnarmönnum og leggur tillögur þess efnis fyrir aðalfund. Við framkvæmd starfa sinna skal tilnefningarnefnd taka mið af heildarhagsmunum hluthafa félagsins

The Nomination Committee has an advisory role regarding the election of Board Members by putting forth a proposal at the Annual General Meeting. The Nomination Committee shall take into account the overall interests of the Company´s shareholders.

Hlutverk nefndarinnar felst m.a. í eftirfarandi:

The Committee´s role is e.g.:

  1. Mat á því hvort starfsreglur nefndarinnar séu fullnægjandi og framlagning tillögu um breytingu á starfsreglunum fyrir aðalfund, ef þörf krefur.

    Evaluation of the Committees Code of Conduct and putting forth an amendment proposal at the Annual General Meeting, if it sees fit.

  2. Að óska eftir tillögum að stjórnarmönnum frá hluthöfum, tímanlega fyrir aðalfund félags.

    Requesting proposals from the shareholders, regarding Board Members, in a timely manner before the Annual General Meeting.

  3. Að taka á móti framboðum og tillögum hluthafa og annarra að stjórnarmönnum.

    Receiving declarations of candidacy and proposals from shareholders and others regarding Board Members.

  4. Mati á hæfni, reynslu og þekkingu tilvonandi stjórnarmanna, m.a. út frá leiðbeiningum Viðskiptaráðs Íslands, Nasdaq Iceland og Samtaka atvinnulífsins um stjórnarhætti fyrirtækja[1], hvað varðar stærð og samsetningu stjórnar, og út frá árangursmati stjórnar, hvað varðar samsetningu stjórnar og hæfni stjórnarmanna.

    Assessing prospective Directors based on capabilities, experience and knowledge of potential Board Members, e.g. with regards to the ICC and other´s guidelines on corporate governance, regarding the size and combination of the Board, and with regards to the Board´s performance analysis, regarding the combination of the Board and the competence of the Board Members.

  5. Mati á óhæði tilvonandi stjórnarmanna, í samræmi við leiðbeiningar VÍ o.fl.

    Evaluating the independence of prospective Directors, with regards to ICC and other´s guidelines on corporate governance.

  6. Að gæta að lögbundnum kynjahlutföllum í stjórn félagsins.

    Ensure that statutory demands regarding gender ratios are met.

  7. Kynningu á öllum framboðum til stjórnarsetu á aðalfundi.

    Presenting all candidates for Board Membership at the Annual General Meeting.

  8. Gerð skriflegrar skýrslu til aðalfundar um það hvernig nefndin hafi hagað störfum sínum, auk kynningar á þeirri skýrslu á aðalfundi.

    Delivering a written report to the Annual General Meeting regarding the Committee´s work and presenting the report at the meeting.

  9. Gerð rökstuddrar, skriflegrar tillögu til aðalfundar um kosningu stjórnarmanna, byggðri á ofangreindum atriðum, auk kynningar á þeirri tillögu á aðalfundi.

    Delivering a reasoned, written proposal to the Annual General Meeting regarding Board Membership, based on the above mentioned criteria, and to present the proposal at the meeting.

  10. Ef til þess kemur að stjórnarmaður láti af störfum á starfstímabilinu, að tilnefna nýjan stjórnarmann í samræmi við ofangreind viðmið og leggja fyrir sérstakan hluthafafund, verði stjórn við brotthvarfið ekki lengur ákvörðunarbær eða komi um það beiðni frá stjórn.

If a Director leaves the Board during the year, to propose a new Director to a special shareholders´ meeting, according to the criteria above.

 

3. Skipan

   Appointment

Í auglýsingu til hluthafafundar, skemmst þremur vikum fyrir fund, þar sem kjör tilnefningarnefndar er á dagskrá skal stjórn óska eftir framboðum til tilnefningarnefndar sem berast skulu stjórninni eigi síðar en fimm dögum fyrir fund. Framboð og tillögur að nefndarmönnum skulu liggja fyrir á vefsíðu félagsins eigi síðar en tveimur dögum fyrir hluthafafund. Nefndarmenn skulu kosnir til eins árs í senn. Tvo nefndarmenn skal hluthafafundur kjósa en nýkjörin stjórn félagsins skal skipa einn úr stjórn í nefndina í kjölfar hluthafafundar. Fyrirkomulag samþykkta um kosningu stjórnarmanna, og um framkvæmd kosningar, skal gilda um kosningu nefndarmannanna tveggja í tilnefningarnefnd.

In the advertisement regarding a shareholders´ meeting, at latest three weeks before a meeting, where the election of a Nomination Committee shall take place, the Board shall call for declarations of candidacy for the Nomination Committee, which shall be delivered no later than five days before the meeting. Proposals regarding committee members shall be available on the Company´s website no later than two days before the meeting. The Committee is established for one year at a time. Two committee members are elected by the shareholders´ meeting and the new Board elects one of their own after the shareholders´ meeting. The arrangement regarding the shareholders´ voting of Committee Members shall be the same as for voting Board Members, according to the Articles of Association.

Tilnefningarnefnd skal skipuð þremur mönnum. Meirihluti nefndarinnar skal vera óháður félaginu og daglegum stjórnendum þess. Í það minnsta einn nefndarmanna skal vera óháður stórum hluthöfum félagsins. Við mat á óhæði skal miðað við leiðbeiningar Viðskiptaráðs Íslands, Nasdaq Iceland og Samtaka atvinnulífsins um góða stjórnarhætti.

The Nomination Committee shall consist of three members. The majority of the Committee shall be independent of the company and its day-to-day management. At least one member shall be independent of the Company´s major shareholders. The evaluation of independence shall be based on the ICC and others´ guidelines on corporate governance.

Nefndarmenn skulu hafa þekkingu og reynslu í samræmi við störf nefndarinnar. Leitast skal við að í nefndinni sitji einn aðili er hefur reynslu af ráðningum eða hæfisnefndum og einn lögfróður aðili. Þriðji nefndarmaðurinn skal vera stjórnarmaður. Hvorki stjórnendur félagsins né starfsmenn þess skulu eiga sæti í tilnefningarnefnd. Nýir nefndarmenn skulu fá leiðsögn og upplýsingar um störf og starfshætti nefndarinnar.

The Committee Members shall have the knowledge and experience to carry out the committee´s role. The Committee shall preferably consist of a person with experience with recruitment and a lawyer. The third Member shall be a Board Member. Neither the Company´s management nor its employees shall be members of the Committee. New Committee Members shall receive information and guidance on the work and procedures of the committee.

Tilnefningarnefnd skal, á fyrsta fundi sínum eftir aðalfund, kjósa sér formann úr hópi nefndarmanna. Stjórnarmaður félagsins skal ekki gegna formennsku í nefndinni. Jafnframt skal nefndin útnefna ritara nefndarinnar.

The Nomination Committee shall, at its first meeting after the Annual General Meeting, elect a Chairman. The Board Member may not be the Chairman of the Committee. The Committee shall also elect a secretary.

Starfskjör nefndarmanna skulu ákveðin á aðalfundi.

The Committee´s remuneration shall be decided at the Annual General Meeting.

4. Heimildir

   Authorizations

Tilnefningarnefnd er veitt heimild til að: 

The Nomination Committee is authorized to:

  1. afla faglegrar ráðgjafar sem hún telur nauðsynlega til að sinna hlutverki sínu. Ráðgjafar skulu vera óháðir félaginu, daglegum stjórnendum og þeim stjórnarmönnum sem ekki eru óháðir. Það er nefndarinnar að ganga úr skugga um óhæði ráðgjafa þessara. Við mat á óhæði ráðgjafa skal miða við sömu sjónarmið og þegar óhæði stjórnarmanna er metið. Öflun faglegrar ráðgjafar skal tilkynnast forstjóra félagsins með formlegum hætti 

    hire a professional advice as it deems necessary to carry out its role. The Advisors shall be independent of the Company, its day-to-day management and those Board Members who are not independent. It is the Committee´s role to ensure the independence of the advisors. The evaluation shall be based on the evaluation of Board Members. The hiring of advisors shall be formally reported to the CEO.

  2. hafa samband við hluthafa í tengslum við framkvæmd starfa sinna

    to contact the shareholders, in relations to the Committee´s work

  3. hafa óheftan aðgang að stjórn og stjórnendum

    have free access to the Board and the management

  4. fá ótakmarkaðan aðgang að upplýsingum sem hún telur nauðsynlegar til að sinna hlutverki sínu

get unlimited access to the information it deems necessary to fulfill its functions

 

5. Fundir 

   Meetings

Nefndin skal halda fundi eftir þörfum. Formaður nefndarinnar stýrir fundum hennar. Ritari nefndarinnar skal rita fundargerðir, sem skulu einungis aðgengilegar nefndarmönnum nema nefndin ákveði annað.

The Committee shall hold meetings when it considers it necessary. The Chairman of the Committee manages its meetings. The Secretary shall take minutes, which shall only be accessible to the Committee Members, unless they decide otherwise.

Að minnsta kosti einn fundur skal haldinn án aðkomu stjórnarmanns nefndarinnar.

At least one meeting shall be held without the presence of the Board Member.

6. Þagnar- og trúnaðarskylda 

   Confidentiality

Á tilnefningarnefndarmönnum hvílir þagnar- og trúnaðarskylda um störf sín, málefni fyrirtækisins og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt skulu fara samkvæmt samþykktum Skeljungs, lögum eða eðli máls. Þagnar- og trúnaðarskylda helst þótt látið sé af starfi. Öll gögn skulu varðveitt með tryggilegum hætti.

Committee Members are to uphold a confidentiality agreement on their work, the Company´s matters and other items as they become aware of in their work and must be kept confident in accordance with the Company´s articles, the law or the nature of the case. Professional secrecy and confidentiality remains even after the termination of employment. All data shall be kept in a secure manner.

7. Birting upplýsinga

   Publication of information

Tilkynna skal um skipun nefndarmanna á vefsíðu félagsins strax í kjölfar aðalfundar. Einnig skulu þar birtar upplýsingar um það hvernig hluthafar geta lagt fram tillögur fyrir tilnefningarnefndina eða komið að athugasemdum sínum varðandi stjórn félagsins og um það hvernig aðrir geta komið framboðum sínum á framfæri.

The appointment of Committee Members shall be announced on the Company´s website following the Annual General Meeting. Information on how shareholders can make proposals to the Committee or make comments regarding the Company´s Board and on how prospective Directors can contact the Committee, shall also be published on the website.

Tillaga tilnefningarnefnd skal send ásamt fundarboði til hluthafafundar, skemmst þremur vikum fyrir fund þar sem stjórnarkjör er á dagskrá. Þar skal jafnframt bent á unnt sé að senda inn framboð til stjórnar þar til fimm dögum fyrir fundinn en að tilnefningarnefnd geti ekki, vegna eðlis og umfangs starfa nefndarinnar, lagt mat á framboði sem berast eftir að tvær vikur eru til fundarins. Eins að nefndin áskilji sér rétt til þess að breyta framkominni tillögu þar til tíu dagar eru til fundarins. Skal tillaga nefndarinnar um stjórn félagsins jafnframt birt á vefsíðu félagsins í kjölfar útsendingar fundarboðsins.

In the advertisement regarding a shareholders´ meeting, at latest three weeks before a meeting, where the election of a Board Member shall take place, the Committee shall publish its proposal. There it shall also stated that candidates can nevertheless send in their declarations of candidacy until five days prior to the meeting. Because of the nature and scope of the Committee´s work it however cannot evaluate candidates who are presented later than two weeks before the meeting. The Committee reserves the right to change its proposal until ten days before the meeting. The Committee´s proposal to the shareholders regarding Board Members shall be available on the Company´s website following its publishing to the stock market.

Starfsreglur þessar skulu birtar á heimasíðu félagsins.

This Code of Conduct shall be published on the Company´s website.

*           *           *

Þannig samþykkt á aðalfundi, þann 16. mars 2017.

So approved by the Annual General Meeting, March 16, 2017

 

Undir ritar stjórn eða prókúruhafi:
Signatures of the Board of Directors or the Procuration Holder:



[1] Hér eftir vísað til sem leiðbeininga VÍ o.fl.

Leaf file-2 file-1 calendar-white ismartphone-3-white calendar-5 ismartphone-3