Stefna

Starfsreglur starfskjaranefndar

pdf icon

Rules of procedure for Skeljungur Hf.´s remuneration Committee

 

1. Markmið

   Objectives

Markmið með skipun starfskjaranefndar er að auka skilvirkni, skerpa á verklagi og efla starfshætti stjórnar er snúa að starfskjörum innan félagsins.

The goal of establishing a Remuneration Committee is to increase efficiency, establish a clear procedure and improve the governance of the Board of Directors regarding remuneration matters.

Stofnun starfskjaranefndar dregur ekki úr ábyrgð stjórnar né leysir hana undan ábyrgð. Allir stjórnarmenn skulu hafa yfirsýn yfir þau mál sem eru unnin af nefndinni. Ákvörðunarvaldið er ávallt á hendi stjórnarinnar allrar.

The establishment of a Remuneration Committee does not reduce the responsibilities of the Board or relive it of any liability. Every Board Member must have an overview over the matters addressed by the Committee. The power of decision always lies with the Board as a whole.

2. Hlutverk og skyldur 

   Role and obligations

Starfskjaranefnd skal starfa samkvæmt íslenskum lögum og reglum og góðum stjórnarháttum.

The Remuneration Committee shall operate in accordance with Icelandic laws and regulations and corporate governance.

  1. Starfskjarastefna

    Remuneration Policy

    Starfskjaranefnd gerir tillögu til stjórnar að starfskjarastefnu félagsins, út frá 79. gr. a hlutafélagalaga nr. 2/1995 og öðrum lögum og reglum og leiðbeiningum Viðskiptaráðs Íslands o.fl.

    The Remuneration Committee shall present a proposal for a Remuneration Policy to the Board of Directors, according to Article 79.a. of the Act respecting Public Limited companies no. 2/1995 and other laws and regulations and the Icelandic Chamber of Commerce´ (ICC) guidelines on corporate governance.

    Í starfskjarastefnu skulu koma fram grundvallaratriði varðandi starfskjör stjórnenda og stjórnarmanna og stefnu félagsins varðandi samninga við stjórnendur og stjórnarmenn. Jafnframt skal koma fram hvort og þá við hvaða aðstæður og innan hvaða ramma heimilt sé að greiða stjórnendum og stjórnarmönnum til viðbótar við grunnlaun, m.a. í formi;

    The Remuneration Policy shall contain the fundamentals regarding the remuneration of Board Members and the Management and the Company´s Policy regarding contract with Management and Board Members. It shall also state if and in what circumstance and within what limits it is permitted to pay Management or Board Members in addition to base salary, i.e. with;

  1. Afhendingar hluta.

    The delivery of shares.

  2. Árangurstengdra greiðslna.

    Performance-linked payments.

  3. Hlutabréfa, kaup- og söluréttar, forkaupsréttar og annars konar greiðslna sem tengdar eru hlutabréfum í félaginu eða þróun verðs á hlutabréfum í félaginu. (Þetta tekur þó ekki til stjórnarmanna.)

    Share certificates, purchase and sale rights, priority purchase right and other kinds of payments which are linked to share certificates in the Company or development of the price of shares in the Company (does not apply to Directors).

  4. Lánasamninga (þar undir sérstök lánskjör), enda séu þeir heimilaðir samkvæmt hlutafélagalögum eða öðrum lögum.

    Loan agreements (thereunder special credit terms), provided that these be permitted under the present or other Acts.

  5. Lífeyrissamninga.

    Pension agreements.

  6. Starfslokasamninga.

    Retirement agreements.

    Starfskjarastefnan skal stuðla að því að hagsmunir stjórnarmanna og stjórnenda séu raunverulega tengdir árangri félagsins til lengri tíma litið. Hún skal einnig koma í veg fyrir að starfskjör stjórnar og stjórnenda félagsins hafi þau áhrif að hvetja til óhóflegrar áhættutöku. Í því felst m.a. að:

    The Company´s Remuneration Policy shall ensure that the interests of the Board of Directors and the Management are actually connected with the long term success of the Company. It shall also prevent the remuneration terms of the Board Members and the Management from encouraging to take excessive risk. This e.g. means that:

  7. Stjórnarmenn skulu ekki njóta hlutabréfa, kaup- og söluréttar, forkaupsréttar eða annars konar greiðslna sem tengdar eru hlutabréfum í félaginu eða þróun verðs á hlutabréfum í félaginu.

    Directors shall not enjoy shares, option to buy or sell, stock option and other types of payments linked to shares in the Company or price trends of shares in the Company.

  8. Laun stjórnarmanna skulu endurspegla ábyrgð, sérþekkingu, reynslu og þann tíma sem verja þarf í stjórnarstörf.

    The remuneration of Board Members shall reflect their responsibility, knowledge and experience and the time that is required from the Board Members.

  9. Breytileg laun skulu vera í eðlilegu hlutfalli við heildarlaun. Ákjósanlegt er að starfskjarastefnan feli í sér hámark breytilegra launa.

    Variable wages should be a normal proportion of overall wages. The remuneration policy should provide for maximum variable wages.

  10. Breytileg laun skulu tengd fyrirfram ákveðnum og mælanlegum árangursviðmiðum sem endurspegla raunverulegan vöxt félagins og fjárhagslegan ávinning til lengri tíma fyrir félagið og hluthafa þess.

    Variable wages shall be linked to pre-determined and clear measureable goals that reflect the Company’s actual growth and actual financial benefits in the long term for the Company and its shareholders.

  11. Fresta skal greiðslu vegna breytilegra launa í hæfilegan tíma og gera ráð fyrir endurgreiðslu ef greiðslur hafa verið inntar af hendi á grundvelli bersýnilega ónákvæmra gagna.

    Payment on account of variable wages shall be postponed for a suitable period of time and repayment shall be assumed if payments have been rendered on the basis of obviously inaccurate data.

  12. Starfslokagreiðslur skulu ekki fara fram úr ákveðinni fjárhæð og ekki miðast við meira en tveggja ára laun. Starfslokagreiðslurnar skulu ekki fara fram ef starfslok verða vegna ófullnægjandi árangurs.

    Payments at termination of employment shall not exceed a previously decided amount and shall not be based on more than two years’ salary.  The payments at termination of employment shall not be rendered if termination of employment occur on account of unsatisfactory performance.

  13. Hlutir skulu ekki afhentir fyrr en a.m.k. þremur árum eftir að viðkomandi öðlast rétt til þeirra. Þá má eigi neyta kaupréttar á hlutum fyrr en að loknum þriggja ára biðtíma. Ákveðið hlutfall af hlutum skal geyma til starfsloka.

    Shares shall not be delivered until at least three years after the party concerned acquires right thereto. Purchase right may not be used for shares until after a three year waiting period.  A specific proportion of shares shall be kept until at termination of employment.

    Tillaga að starfskjarastefnu skal lögð fyrir stjórn í tæka tíð fyrir aðalfund, en hann á endanum samþykkir stefnuna, með eða án breytinga.

    The proposal of a Remuneration Policy shall be presented to the Board in good time before the Annual General Meeting (AGM), which in the end approves the Policy, with or without amendments.

    Öll gögn sem liggja að baki starfskjarastefnunni skulu gerð aðgengileg hluthöfum í það minnsta þremur vikum fyrir aðalfund félagsins. Gögnin skulu vera þannig úr garði gerð að hluthafar eigi auðvelt með að móta sér skoðun á starfskjarastefnunni og áhrifum hennar.

    All documents that form the remuneration policy basis shall be made accessible
    to shareholders at least three weeks before its AGM. The documents must be made in a way that shareholders find it easy to form an opinion on the remuneration policy.

    1. Aðrar upplýsingar og tillögur til aðalfundar.

      Other information and proposals presented to the AGM

      Starfskjaranefnd skal jafnframt taka saman fyrir aðalfund:

      The Remuneration Committee shall also combine the following information and present to the AGM:

  1. kjör einstakra stjórnenda og stjórnarmanna, þ.m.t. laun, eftirlaunagreiðslur, aðrar greiðslur og fríðindi, og breytingu á kjörum á milli ára.

    the remuneration of individual Managers and Board Members, including wages, earned pension payments, other payments and benefits, as well as any changes to terms between years.

  2. heildarkostnað félagsins vegna starfskjarastefnunnar

    the total expenditure of the Company with regards to the Remuneration Policy.

  3. heimildir til útgáfu kaupréttarsamninga sem geta þynnt hlutafjáreign hluthafa.

    options to thin out shareholders stock through buy option agreements

  4. áætlaðan kostnað vegna kaupréttaráætlana

    estimated cost of option plans

  5. framkvæmd áður samþykktrar starfskjarastefnu.

    the execution of the previously approved Remuneration Policy.

    Skal þetta gert svo að hluthafar geti að fullu áttað sig á efnislegri uppbyggingu starfskjara stjórnarmanna, framkvæmdastjóra og annarra stjórnenda.

    This shall be done to enable shareholders to fully understand the structure of the employment
    terms of Board Directors, the CEO and other Managers.

    Þá skal starfskjaranefnd leggja fyrir stjórn drög að tillögu til aðalfundar um þóknun stjórnarmanna, nefndarmanna og endurskoðenda.

    In addition the Remuneration Committee shall present to the Board of Directors a draft proposal to the Annual General Meeting, regarding the remuneration of Board and Committee members and the auditors.

    1. Eftirlit með og frávik frá starfskjarastefnu.

      Surveillance and deviations from the Remuneration Policy.

      Starfskjaranefnd skal hafa eftirlit með eftirfylgni með starfskjarastefnunni.

      The Remuneration Committee shall monitor whether the Remuneration Policy is being followed.

      Starfskjarastefnan er leiðbeinandi fyrir stjórn, nema ákveðið hafi verið í samþykktum félagsins að hún skuli vera bindandi. Stefnan er þó bindandi að því er varðar takmarkanir á starfslokagreiðslum og að því er varðar hlutabréf, kaup- og sölurétti, forkaupsrétti og annars konar greiðslur sem tengdar eru hlutabréfum í félaginu eða þróun verðs á hlutabréfum í félaginu.

      The Remuneration Policy is guidance for the Company´s Board of Directors, unless it has been determined in the Company´s Articles of Association that this shall be binding. However, the Policy is binding as it pertains to limitations to payments at termination of employment and regarding Share certificates, purchase and sale rights, priority purchase right and other kinds of payments which are linked to share certificates in the Company or development of the price of shares in the Company.

      Ef stjórn víkur frá starfskjarastefnunni skal það borið undir starfskjaranefnd til samþykkis og rökstutt í hverju tilviki fyrir sig í gerðabók stjórnar.

      If the Board departs from the remuneration policy, such departure must be submitted to the Remuneration Committee for approval. Reasoning for such departure must be entered in the minutes of the Board in each case.

    2. Samningar við stjórnendur og aðra starfsmenn.

      Contracts with Management and other employees

      Starfskjaranefnd skal sjá til þess að laun og önnur starfskjör séu í samræmi við lög, reglur og bestu framkvæmd hverju sinni.

      The Committee shall ensure that wages and other employment terms are in accordance with
      laws, regulations and best practices as current from time to time.

      Starfskjörum stjórnar og stjórnenda skal vera þannig háttað að tryggt sé að félagið geti ráðið til sín hæfa starfsmenn á ásættanlegum kjörum.

      The Remuneration of Board Members and day-to-day managers should be
      organized in a way to ensure that the Company has access to competent persons
      at an acceptable cost.

      Starfskjaranefnd skal undirbúa ákvarðanir stjórnar um laun og önnur starfskjör daglegra stjórnenda.

      The Remuneration Committee shall prepare the Board´s decisions regarding salary and other remuneration of day-to-day management.

      Ef stefnt er að því að gera samninga við stjórnendur og aðra starfsmenn um kauprétt á hlutabréfum, eða annars konar umbun í öðru formi en föstum launum, skulu helstu ákvæði þeirra samninga og/eða áætlunar lögð fyrir hluthafafund til samþykktar. Með helstu ákvæðum er m.a. átt við heildarfjölda hlutabréfa í áætluninni, hámarkslengd kaupréttarsamninga, tímabil sem starfsmenn mega nýta réttinn, viðmið við ákvörðun kaupverðs og kjör, ef um lán er að ræða.

      If it is planned to give managers and other employees’ stock option rights, or any other form of remuneration other than fixed salaries, the main provisions of such contracts and/or plans must be submitted to a shareholders’ meeting for approval. Main provisions include e.g. the total number of shares in the plan, the maximum length of option agreements, the period in which employees can exercise such rights, criteria for the determination of the purchase price and terms, in the event
      of a loan.

      Starfskjaranefnd skal upplýsa viðsemjendur sína um það hvað felist í starfskjarastefnunni. Þar á meðal að hvaða leyti hún sé bindandi.

      The Remuneration Committee shall inform its counterparties of the content of the Remuneration Policy. E.g. to what extent it is binding.

    3. Áhættustjórnun og mat nefndarinnar á störfum sínum.

      Risk management and the Committee´s evaluation of its work.

      Starfskjaranefnd skal taka sjálfstæða afstöðu til áhrifa launa á áhættutöku og áhættustjórnun félagsins, í samráði við endurskoðunarnefnd og/eða áhættunefnd félagsins.

      The Committee shall take an independent stance, as regards the effects of wages on the
      Company’s risk exposure and risk management, in collaboration with the
      Company´s Audit Committee and / or the Company´s Risk Committee.

      Nefndin skal árlega meta störf sín og störf einstakra nefndarmanna eftir fyrirfram ákveðnu fyrirkomulagi. Nefndin skal jafnframt endurmeta árlega hvort reglur hennar séu fullnægjandi. Telji nefndin að breyta þurfi starfsreglum skal hún senda stjórn beiðni um breytingu.

      The Committee shall annually evaluate its own work and those of individual committee members, according to a predetermined procedure. The Committee shall also reassess annually whether its rules are adequate. If the Committee considers that adjustments to procedures are in order, it shall send a request thereof to the Board.

    4. Önnur hlutverk.

      Other roles.

      Stjórn félagsins getur sent nefndinni hvert það mál til nánari skoðunar eða eftirfylgni er varðar starfskjör innan félagsins. Nefndin getur einnig átt frumkvæði að nánari skoðun eða eftirfylgni með hverjum þeim málum sem hún telur nauðsynlegt að skoða eða fylgja eftir.

      The Company´s Board can send the Committee any matter for further study or follow-up in respect of remuneration matters. The Committee may also initiate further inspection or follow-up on any of the matters, which it considers necessary to inspect or carry out.

       

      3. Skipan

         Appointment

      Starfskjaranefnd er undirnefnd stjórnar og starfar í umboði hennar. Nefndin skal skipuð af stjórn í samræmi við leiðbeiningar Viðskiptaráðs Íslands o.fl. um góða stjórnarhætti.

      The Remuneration Committee is a sub-committee to the Board and operates under the authority of the Board. The Committee is appointed by the Board in accordance to ICC et al´s guidance on corporate governance.

      Nefndin skal skipuð til eins árs í senn á fyrsta stjórnarfundi eftir aðalfund.

      The Committee shall be appointed for a term of one year at the first Board meeting after the AGM.

      Starfskjaranefnd skal skipuð þremur mönnum og skal meirihluti nefndarinnar vera óháður félaginu og daglegum stjórnendum þess, samkvæmt skilgreiningu í leiðbeiningum VÍ o.fl. Þó getur nefndin verið skipuð tveimur mönnum en þá skulu þeir báðir vera óháðir félaginu.

      The Remuneration Committee shall consist of three members, the majority of whom must be independent of the Company and its day-to-day management, according to the definition in ICC et al´s guidelines to corporate governance. However, the Committee may consist of two members, in which case both members must be independent of the Company.

      Hvorki framkvæmdastjóri né annar starfsmaður skal eiga sæti í nefndinni.

      Neither the Company´s CEO nor its employees shall be members of the Committee.

      Ákjósanlegt er að nefndarmenn hafi reynslu eða þekkingu á starfskjaramálum.

      Committee Members shall preferably have experience or knowledge of remuneration matters.

      Starfskjaranefnd skal árlega, á fyrsta fundi sínum eftir aðalfund, kjósa sér formann úr hópi nefndarmanna. Jafnframt skal nefndin kjósa sér fundarritara.

      The Nomination Committee shall annually, at its first meeting after the AGM, elect a Chairman. The Committee shall also elect a secretary.

      Starfskjör nefndarmanna skulu ákveðin á aðalfundi.

      The Committee´s remuneration shall be decided at the AGM.

      4. Heimildir

         Authorizations

      Starfskjaranefnd er veitt heimild til að: 

      The Nomination Committee is authorized to:

  1. leita atbeina ráðgjafa í störfum sínum. Þeir skulu þá vera óháðir félaginu og daglegum stjórnendum þess. Það er nefndarinnar að ganga úr skugga um óhæði ráðgjafanna. Slíkar ráðningar skulu tilkynntar formanni stjórnar með formlegum hætti.

    The Remuneration Committee may seek the involvement of consultants in the execution of its duties. Such consultants must be independent of the Company, itsday-to-day managers and those Directors of the Board who are not independent. The Committee is responsible for verifying that such consultants are independent.

  2. hafa óheftan aðgang að stjórn, stjórnendum og ákveðnum starfsmönnum sem hafa fengið það hlutverk að aðstoða starfskjaranefnd í verkefnum hennar.

    have unlimited access to the Board, Management and certain employees who have received the task to assist the Remuneration Committee in its responsibilities.

  3. fá ótakmarkaðan aðgang að upplýsingum sem hún telur nauðsynlegar til að sinna hlutverki sínu.

get unlimited access to the information it deems necessary to fulfil its functions.

5. Fundir 

   Meetings

Nefndin skal halda fundi eftir þörfum en þó að lágmarki 2 fundi á ári Formaður nefndarinnar stýrir fundum hennar. Nefndin skal halda fundargerðarbók, sem skal vera aðgengileg stjórn félagsins.

The Committee shall hold meetings as it deems necessary but at least 2 meetings a year. Chairman of the Committee manages its meetings. The Committee shall keep minutes of its meetings, which shall be made available to the Board.

Nefndin skal að öllu jöfnu fá fundargögn að minnsta kosti tveimur dögum fyrir fundi.

The Committee shall normally receive meeting documents at least two days before the meeting.

6. Þagnar- og trúnaðarskylda 

   Confidentiality

Á starfskjaranefndarmönnum hvílir þagnar- og trúnaðarskylda um störf sín, málefni fyrirtækisins og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt skulu fara samkvæmt samþykktum Skeljungs, lögum eða eðli máls. Þagnar- og trúnaðarskylda helst þótt látið sé af starfi. Öll gögn skulu varðveitt með tryggilegum hætti.

Committee Members are to uphold a confidentiality agreement on their work, the Company´s matters and other items as they become aware of in their work and must be kept confident in accordance with the Company´s articles, the law or the nature of the case. Professional secrecy and confidentiality remains even after the termination of employment. All data shall be kept in a secure manner.

7. Upplýsingagjöf

   Information disclosure

Starfskjaranefnd skal tryggja að stjórn fái upplýsingar um helstu störf nefndarinnar. Upplýsingarnar skulu vera aðgengilega stjórnarmönnum tímanlega fyrir stjórnarfund, og á milli þeirra, og skulu allir stjórnarmenn fá sömu upplýsingar. Upplýsingar skulu vera eins nákvæmar og unnt er.

The Committee shall ensure that Directors receive information on the main projects of the committee. Information and documents from the Committee shall be available to Board Members in good time before board meetings, as well as between meetings, and all Board Members shall receive the same information. The information shall be as accurate as possible.

Fyrir hvern aðalfund skal starfskjaranefnd veita stjórn félagsins skýrslu um störf sín á líðandi starfsári.

The Remuneration Committee shall before every AGM give the Board a report on its projects over the passing year.

Starfskjaranefnd skal veita aðalfundi upplýsingar, samkvæmt grein 2.ii.

The Remuneration Committee shall provide the AGM with the information listed in Article 2.ii.

Nýir nefndarmenn skulu fá leiðsögn og upplýsingar um störf og starfshætti nefndarinnar.

New Committee Members shall receive information and guidance on the work and procedures of the committee.

Starfskjarastefna félagsins skal birt á heimasíðu þess.

The Company´s Remuneration Policy shall be published on the Company´s website.

Starfsreglur þessar skulu birtar á heimasíðu félagsins.

These Rules of Procedure shall be published on the Company´s website.

*           *           *

 

Þannig samþykkt á stjórnarfundi, þann 19. janúar 2017

So approved at a Board Meeting, January 19, 2017

 

Leaf file-2 file-1 calendar-white ismartphone-3-white calendar-5 ismartphone-3